Você sabe o que precisa para começar a assinar seus documentos digitais?

Em uma época em que vivemos inseridos no mundo digital, nenhuma empresa pode ficar de fora desta realidade – nem mesmo aquelas da área jurídica, que têm se beneficiado muito, por exemplo, com a transição dos documentos em papel para os documentos digitais.

É cada vez mais crescente o número de negócios que estão adotando processos e soluções digitais em seu ambiente de trabalho – o que tem se tornado um forte diferencial no mercado. Hoje em dia, clientes, fornecedores e o mercado como um todo valorizam as empresas que trabalham com tecnologias digitais – visto que estas ferramentas trazem diversos benefícios para todos.

A assinatura digital de documentos jurídicos facilita o fluxo de aprovação de contratos, torna a formalização dos acordos mais prática e oferece mais segurança para a gestão dessas peças – tudo isso com plena validade jurídica! 

Você também quer adotar o uso de documentos digitais no seu escritório de advocacia ou na sua empresa? Então, entenda, neste artigo, como funciona o processo de assinatura digital e aspectos como autenticidade e validade jurídica desses documentos. Confira!

Como funciona o processo de assinatura digital?

A assinatura digital é um recurso utilizado em documentos elaborados de maneira eletrônica e substitui a assinatura em documentos de papel. E, igualmente à assinatura manuscrita, serve para identificar as partes envolvidas em um acordo e oficializar os documentos.

Para começar a utilizar a assinatura digital, é preciso ter um certificado digital – uma chancela eletrônica que utiliza a criptografia para garantir segurança aos documentos. Esse certificado pode ser adquirido com uma Autoridade Certificadora – a entidade responsável por emitir a chancela, que pode ser de dois tipos:

  • A1 – certificado armazenado no hardware, com validade de um ano;
  • A3 – certificado armazenado em mídia criptográfica, como um token ou um cartão, ou em nuvem, tendo validade de um a três anos.

A assinatura digital pode ser usada em várias situações. Em procedimentos realizados em sistemas da Receita Federal ou em atos processuais realizados por meio do Processo Judicial Eletrônico ela é até mesmo obrigatória.

Mas os documentos digitais têm validade e segurança jurídica?

Certamente! Os contratos digitais, que são documentos feitos, armazenados e assinados em ambientes virtuais, são mais rápidos, econômicos e também seguros.

De acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2/2001, conforme seu artigo 1º, é garantida “a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica”. Além disso, o artigo 10 determina que “as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processos de certificação […] presumem-se verdadeiros em relação aos signatários”.

Portanto, os documentos digitais, atendendo às devidas exigências legais, têm plena validade jurídica. Além disso, essas peças também são seguras – visto que, como citamos anteriormente, a assinatura digital utiliza um sistema criptográfico para garantir a autenticidade e a originalidade das cópias.

Além de assegurar a identidade dos signatários, isso também evita falsificações – uma vez que a assinatura digital permite identificar se um documento foi violado. Tudo isso confere mais segurança aos documentos e garante a inviolabilidade do conteúdo dos arquivos e da identidade das partes envolvidas no acordo.

Outro fator que proporciona ainda mais segurança aos documentos digitais é o armazenamento digital – que garante mais controle e organização sobre as peças, contribuindo para que nenhum arquivo se perca.

Além do alto nível de segurança, os documentos digitais trazem vários outros benefícios, como:

  • Economia de recursos como papel, tinta, custos com cartório, envio dos documentos etc.;
  • Otimização do tempo gasto com transações, negociações e revisões dos documentos;
  • Redução de espaço físico, pastas e armários destinados aos documentos impressos;
  • Facilidade no gerenciamento, na organização e no manuseio dos documentos jurídicos;
  • Redução da burocracia, o que melhora e agiliza a negociação com clientes, fornecedores e parceiros;
  • Praticidade nas rotinas e no fluxo de trabalho da empresa.

Como você pode ver, os documentos digitais propõem muitas facilidades para o dia a dia da empresa, além de vantagens atrativas. Quer começar a assinar seus documentos digitalmente? Então, temos uma boa notícia!

Alguns softwares de gestão de contratos e documentos jurídicos possuem integração com programas de assinatura digital e eletrônica como a DocuSign

Estas soluções de assinatura aceitam os Certificados Digitais ICP-Brasil e, portanto, estão totalmente de acordo com a legislação brasileira. Oferecendo, assim, plena validade jurídica e segurança para que você realize a gestão digitalmente.

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Escrito por: Adriana Bombassaro —  Diretora de Produtos da Teclógica

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