Suprimentos: como ser assertivo nos processos de compra de uma fábrica

Que gestor do setor de compras de uma fábrica já não passou por uma situação em que houve atraso na aquisição de suprimentos? Ou lidou com a falta de matéria-prima em um momento de alta necessidade da organização, prejudicando a produção? Ou, ainda, presenciou muita demora na aprovação de contratos com os fornecedores, gerando desfalque no estoque?

Se algum desses casos ou situação semelhante já aconteceu com você, então, sabe o quanto isso impacta não apenas sua gestão de suprimentos, mas toda a logística, nos processos de compras e, inclusive, na chegada do produto ao consumidor final, não é mesmo?

Por isso, diante da importância de um bom gerenciamento da cadeia de suprimentos, neste artigo falaremos sobre o papel do setor de compras nas fábricas e como ser mais efetivo na sua gestão!

Afinal, qual o papel do setor de compras nas fábricas?

Como em qualquer ramo, o setor de compras tem papel fundamental no alcance dos resultados de uma organização do setor industrial. Um de seus principais objetivos é a correta aquisição de matérias-primas e suprimentos para a manutenção da produção e do bom funcionamento da fábrica.

Sem os insumos ou as peças primordiais que vão compor o produto final, a fábrica pode simplesmente parar – o que resultaria em grandes prejuízos, além de afetar todo o processo até a chegada do produto ao consumidor final.

Além disso, uma boa estratégia de gestão de compras deve ser capaz não apenas de garantir os suprimentos necessários, mas também de diminuir custos, aumentar a lucratividade e reduzir riscos nas transações com fornecedores. Isso porque a função do gestor de compras vai muito além da aquisição propriamente dita.

O procurement, por exemplo, é um conceito que visa trazer ações mais estratégicas ao segmento – de modo a garantir melhores negociações e poder de barganha com os fornecedores, alinhamento e controle de qualidade – além de relacionamentos saudáveis com esses stakeholders, tornando a gestão de compras mais efetiva.

Como otimizar os processos de compra de suprimentos?

Para garantir uma boa gestão da cadeia de suprimentos, existem algumas práticas que você pode adotar para otimizar os processos de compras. Confira:

  • Coordene áreas relacionadas

O gestor do setor de compras precisa coordenar não somente seu time interno, mas todas as áreas relacionadas: equipes, fornecedores, fabricantes, transportadoras, distribuidoras e demais parceiros – tudo deve estar bem firmado entre todos os elos da cadeia de suprimentos.

Diante do desafio que pode parecer uma tarefa como essa, o essencial é garantir uma comunicação transparente e assertiva. Deixando claro as diretrizes da organização, os prazos e valores acordados e os padrões de qualidade esperados.

  • Planejamento estratégico

O planejamento estratégico é outro ponto fundamental para um processo de compras efetivo. Para isso, cada setor e cada etapa da cadeia de suprimentos devem ser geridos de forma integrada e com estratégias estruturadas entre si.

Todo o fluxo que envolve a cadeia de suprimentos – identificação das necessidades internas da fábrica, negociação e seleção de fornecedores, aquisição de matérias-primas, estocagem, logística, chegada do produto final no ponto de consumo, etc – deve constar no planejamento estratégico. Assim, é possível ter mais controle do processo de compras, diminuindo problemas internos ou externos.

Além disso, a transparência e a divulgação do planejamento são essenciais para que todos os setores da cadeia estejam cientes e conectados com os objetivos e as expectativas da fábrica.

  • Analise resultados e riscos

Para melhorar o processo de compras atual, é crucial averiguar os resultados. Portanto, nada de gerir com base na intuição ou em “achismos”. Analise dados, crie relatórios, entenda o que funciona e o que precisa ser corrigido. Os prazos de entregas não estão sendo atendidos? Há muitas perdas no estoque? A qualidade está abaixo do esperado?

Estabeleça índice de performances, estude cada etapa da cadeia de suprimentos e identifique onde há gargalos. A análise de riscos também é fundamental, como perdas de suprimentos no transporte, problemas de armazenagem e até imprevistos como atrasos na entrega por motivos diversos ou roubo de carga.

Estando atento, você consegue obter mais controle e previsibilidade da cadeia de suprimentos. Além disso, torna-se possível estabelecer estratégias, adotar medidas preventivas e corretivas e tomar melhores decisões.

  • Busque tendências e inovações tecnológicas do mercado

Ficar atento às tendências do mercado e apostar na tecnologia são práticas que não podem ficar de fora de uma gestão de compras eficiente. O uso de tecnologias pode facilitar – e muito – a gestão de compras. Elas automatizam a cadeia de suprimentos, poupando os gestores de muitas atividades manuais e operacionais.

Uma opção é adotar uma gestão de contratos online esse tipo de ferramenta ajuda, por exemplo, a automatizar o ciclo de vida dos contratos com fornecedores – agilizando, assim, a aprovação e garantindo maior controle quanto a prazos, vencimentos e renovações.

Como você viu, o setor de compras tem papel fundamental para uma organização. Frente a um processo tão complexo como a cadeia de suprimentos, é fundamental compreender que a tecnologia está aí para tornar a vida dos profissionais mais fácil. Logo, apostar na automação de processos pode ser uma boa saída para que sua gestão se torne mais produtiva e obtenha resultados mais expressivos.

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