Saiba como criar um bom relatório sobre comunicação interna

Depois do desenvolvimento de um bom plano de comunicação corporativa e muito trabalho para aplicá-lo na prática, é hora de montar uma apresentação de resultados. Se você está com dúvidas nessa tarefa, aproveite as dicas que separamos de como criar um relatório de alto nível.

Vamos te ajudar a fazer uma boa apresentação de resultados de maneira profissional e bastante produtiva. Para facilitar o trabalho, dividimos tudo em tópicos. Confira a seguir.

Tenha metas bem definidas

Antes de começar a criar gráficos, montar apresentações e ajustar tabelas, a primeira coisa a fazer é definir quais são as metas do relatório. Tendo o objetivo bem claro para você, como, por exemplo, conseguir avaliar os resultados do endomarketing, além de facilitar a criação, o relatório ficará mais próximo do resultado desejado.

Anote em algum lugar bem visível quais os propósitos de estar criando este relatório. Assim se terá sempre uma linha de raciocínio para te guiar.

Utilize dados confiáveis

Já sabendo onde você quer chegar com o seu relatório é hora de buscar e compilar os dados a serem apresentados. Nessa tarefa, tenha muita atenção para utilizar somente informações consistentes.

Priorize lançar mão de dados que tenham uma boa amostragem e que estejam atualizados. Evite incluir informações que você não tenha firmeza quanto à origem.

Ao trabalhar com um relatório a respeito de sua comunicação interna, lembre-se sempre de tentar buscar informações consistentes, uma vez que uma parte desse trabalho acaba envolvendo uma avaliação subjetiva e algumas pessoas podem ficar desconfortáveis com isso.

Cruze as informações de maneira adequada

Comparativos, agrupamentos de dados e inferências são boas formas de apresentar dados e também analisá-los. Isso agrega muito valor, mas deve ser feito com cuidado.

Se você for, por exemplo, apresentar resultados de campanhas internas para fazer um paralelo da efetividade de cada uma delas, tome cuidado para utilizar índices de comparação que sejam apropriados.

Nesse caso, pode-se considerar valores de investimento, tempo de duração e o retorno obtido. Mas se as soluções tecnológicas envolvidas, a época e o volume de funcionários forem muito diferentes uns dos outros, é bom pensar bem e ver se faz mesmo sentido essa comparação. Outra observação importante é não misturar números absolutos com valores percentuais.

Destaque o atingimento de metas

Um dos principais motivos de se fazer um relatório é exatamente informar como anda uma determinada situação, problema, projeto ou plano de ação. Sendo assim, é muito importante que você separe um espaço específico para a apresentação dos resultados em relação às metas anteriormente estabelecidas.

Deixe bem claro qual era a meta e o quanto foi cumprido dela: se foi parcialmente atingida, totalmente ou mesmo se ela foi ultrapassada. Tenha certeza de que os indicadores usados para demonstrar esses resultados estão em alinhamento com seus objetivos.

Preze pela objetividade e clareza

Relatórios são documentos corporativos objetivos e não necessitam de muita informação extra. O melhor a fazer é ter no início uma rápida contextualização sobre o tema e partir logo para os resultados apurados.

Evite sentenças muito longas e a consideração de muitas informações que não tenham muita relevância. Deixe tudo organizado de maneira que possa ser consultado por assuntos ou tópicos. Isso trará um entendimento muito mais fácil e rápido.

Lembre-se também de escolher títulos de fácil entendimento. Eles ajudarão na hora de interpretar as informações que vierem em seguida.

Escolha bem o seu layout

Organizar graficamente as informações é meio caminho andado para conseguir proporcionar um bom entendimento dos dados apresentados. Não é a toa que os infográficos foram bem aceitos em tempos onde o relógio parece correr contra todos.

Por isso, busque utilizar uma diagramação mais limpa e que favoreça o entendimento. Assim como não é necessário apresentar seu relatório com um aspecto simples, também não é o caso de exagerar em cores, efeitos, sombras, texturas e animações. Equilibre imagens, gráficos, tabelas e textos de maneira que tudo junto consiga passar uma boa fluidez.

Sobre as fontes a serem utilizadas, cuidado com opções muito mirabolantes, pois podem não funcionar bem em alguns computadores além de prejudicarem a leitura.

Apresente as conclusões

Um relatório tem como objetivo oferecer informações relevantes sobre um determinado assunto. Com base nessas informações, algumas decisões e ações podem ser tomadas.

Sem fazer nenhuma presunção, mas se apoiando no conhecimento trazido à tona pelo seu relatório, é possível que você consiga identificar algumas conclusões úteis como, por exemplo, a maneira mais indicada dentro da sua empresa para engajar os funcionários.

Na hora de serem apresentadas essas conclusões, garanta que você está de fato agregando valor a todo o esforço que fez: apresente também um plano de ações como sugestão para resolver falhas e ruídos na comunicação e também para potencializar as oportunidades.

O mercado valoriza muito o profissional que consegue ter um olhar crítico diante das situações a que é apresentado. Por isso, refletir sobre o contexto que você tem nas mãos e fazer dele insumo para melhorias é uma boa ideia.

Faça uma boa análise das informações que possui e fique atento à sua sugestão de plano de ação. Ele precisa ser realista e bem embasado.

Revise o seu relatório

Ainda que o seu tempo seja muito corrido, a apresentação de resultados de qualquer trabalho merece um pouco mais de atenção, pois ela reflete todo o esforço anterior.

Ao finalizar seu material, repasse cada parte conferindo se ele é de fácil entendimento, utilizando a diagramação mais amigável e eficiente para demonstrar ao seu público o que exatamente você está focando. Confira também se a linguagem está adequada, se os termos que podem gerar dúvidas estão bem explicados e se a ordem da apresentação dos dados está didática.

Depois de tudo finalizado, é hora de apresentar as informações. Faça isso de maneira confiante e anote algumas melhorias e inovações que achar válidas para uma próxima apresentação. Não deixe também de prestar atenção em possíveis feedbacks que possam surgir.

Agora que você já sabe como criar um relatório seguindo um padrão profissional, conte o que achou da experiência. Se conhece mais alguma dica para impressionar na hora de mostrar seus resultados ou tem alguma experiência para dividir conosco, compartilhe aqui nos comentários.

 

 

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