Como controlar os prazos dos contratos?

O bom funcionamento de uma empresa e o alcance dos resultados organizacionais dependem de muitos fatores. E um deles é uma gestão de contratos eficiente que – dentre suas funções – deve ser capaz de garantir o controle dos prazos de contratos e demais documentos.

Contudo, apesar de vital, o controle de prazos nem sempre recebe a devida atenção dos gestores – que acabam sofrendo as consequências do não cumprimento das datas estabelecidas. É preciso ter em mente que perder prazos contratuais pode prejudicar várias áreas da empresa. E, além disso, gerar prejuízos financeiros e má reputação no mercado.

Diante da importância de ter um bom controle dos prazos de contratos, explicaremos neste artigo os riscos de não ter uma boa gestão desses documentos e como garantir que sua empresa não perca mais nenhum deadline.

Confira a seguir!

Os perigos da falta de controle dos prazos de contratos

Sabemos que lidar diariamente com centenas de contratos e documentos pode ser um grande desafio para os gestores. Com uma rotina intensa, é impossível ter em mente todos os prazos dos serviços, os vencimentos dos contratos e as datas de renovação.

Imagine, por exemplo, que o departamento de compras contrata um serviço ou produto de seu fornecedor. Mas o departamento jurídico, por sua vez, demora para enviar o contrato ou atrasa no processo de aprovação.

Isso, certamente, prejudicará o fluxo de compras e a gestão de estoque. Com isso, a empresa pode não ter suas necessidades supridas quando necessário.

Outra situação grave decorrente da falta de controle de prazos é quando o gestor faz o gerenciamento de contratos por e-mail e, assim, acaba “perdendo” um contrato importante no meio de tantos outros em sua caixa de entrada. Nesse modelo, os documentos que precisam ser revisados e alterados também ficam prejudicados devido à ausência de uma gestão adequada.

A falta de organização com os prazos de contratos também é nitidamente prejudicial para a gestão de fornecedores e de contratos administrativos. Sem o correto gerenciamento, a empresa pode esquecer dos prazos de renovação de contratos antigos – gerando furos no estoque ou outros imprevistos nos suprimentos da empresa.

É possível gerar, ainda, atrasos nos pagamentos dos fornecedores, não cumprir alguma obrigação contratual ou ter um contrato vencido sem o respectivo pagamento. Tudo isso pode acarretar multas, juros e grandes danos financeiros para a empresa.

Esses são alguns dos perigos que a falta de controle dos prazos de contratos pode gerar. Casos como esses são bem problemáticos, pois criam gargalos no fluxo de compras e desestabilizam a estrutura de custos da empresa.

Por isso, se você já passou por alguma dessas situações ou teme que isso possa acontecer na sua gestão, está na hora de refletir: suas estratégias de gerenciamento de contratos têm sido realmente efetivas?

Como gerir melhor os contratos e não perder prazos?

A contagem dos prazos contratuais deve ser seguida conforme estabelece o Código Civil. O artigo 132 determina que, salvo disposição legal ou convencional em contrário, os prazos devem ser computados, excluindo-se o dia do início e incluindo o dia do vencimento.

Nos parágrafos seguintes, a lei determina que:

  • Se este último dia cair em feriado, o prazo deve ser prorrogado até o seguinte dia útil.
  • Os prazos mensais ou anuais, o vencimento se dá no dia de igual número do início, ou no dia seguinte caso não haja correspondência exata.
  • Os prazos por hora contam-se de minuto a minuto.

Para acompanhar todas as negociações e os acordos com clientes e controlar todos os prazos de maneira eficiente, é preciso contar com a ajuda de ferramentas que automatizem estas tarefas.

Ajudando o gestor não apenas no controle de prazos de contratos, mas em todo o ciclo de vida desses documentos.

Com uma gestão de contratos centralizada e automatizada,registrando cada passo, evita falhas de comunicação e/ou problemas na negociação com clientes e fornecedores.

Além disso, com o fluxo de contratos automatizado fica muito mais fácil ter controle de toda a documentação.

Assim, com uma gestão organizada, é possível:

  • Cumprir todos os prazos de contratos;
  • Realizar os pagamentos em dia;
  • Acompanhar os documentos que estão para vencer ou que precisam ser renovados.

Como você viu, não ter um bom controle de prazos pode acarretar vários danos para a empresa. Por isso, a tecnologia pode simplificar as tarefas – e, logo, otimizar tempo com atividades rotineiras e se dedicar a ações mais estratégicas!

Com maior controle dos prazos de contratos, o resultado é que você tem maior poder de negociação com clientes e fornecedores, protege a estrutura de custos da empresa e melhora sua gestão.

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