Melhores práticas para uma comunicação integrada na sua empresa

Ter uma comunicação integrada, na qual se expresse o mesmo padrão de informação (interna e/ou externa) em todos os âmbitos da empresa, é o objetivo de grande parte dos gestores. Principalmente, se levarmos em conta aquelas corporações com unidades espalhadas em vários pontos.

Mas, afinal, qual é o segredo de uma comunicação ponta a ponta? Em muitas organizações, as atividades de divulgação são setorizadas, o que resulta em linguagens e ações diferentes.

Podemos dizer que, para alcançar o sucesso, a comunicação integrada passa pela adoção de estratégias de mercado pontuais e atualizadas. Estas, por sua vez, geram economia de tempo e segurança dos resultados esperados.

Quer saber mais? Neste material, separamos as melhores práticas para uma comunicação empresarial integrada e efetiva. Confira:

Sumário

  1. Integre os times
  2. Coloque seu público-alvo em primeiro lugar
  3. Mantenha uma estratégia única e atualizada
  4. Invista em uma identidade visual padronizada
  5. Mensure o sucesso da comunicação integrada
  6. Conclusão

Siga com a gente e boa leitura!

1. Integre os times

Quando falamos de comunicação integrada, é importante frisar que todas as áreas relacionadas com o assunto devem estar envolvidas. Como exemplo, podemos mencionar o posicionamento da empresa a respeito do código de ética. Neste caso, os setores de Marketing ou Comunicação, RH e Gestão de Pessoas devem estar empenhados para que todas as unidades estejam cientes das normas.

Outro exemplo é o lançamento de um determinado produto, em que todos os colaboradores devem conhecê-lo e estar cientes do esforço necessário para o sucesso do negócio. Aqui, entra em cena, além das estratégias de marketing, o trabalho de produção, vendas e administrativo para divulgar a novidade.

Contar com o envolvimento de pessoas em diferentes níveis gerenciais também contribui para todo o processo. Dependendo do grau de importância do assunto a ser comunicado, é necessário pensar desde o topo — diga-se, a presidência — até os cargos menos decisivos, mas que também são essenciais para o compartilhamento da informação.

A questão é que, dentro do desenvolvimento da comunicação integrada, todos precisam trabalhar juntos. Caso contrário, isso pode resultar em frustração, como problemas nas entregas ou expectativas não alcançadas.

Falta de organização pode gerar prejuízo

A falta de integração entre as equipes acarreta grandes prejuízos à uma empresa. Só para dar uma ideia do quanto ela interfere, a ineficiência em comunicação custa às marcas cerca de US$ 958 milhões por ano com geração de dados ineficazes.

Para desenvolver uma experiência de sucesso, você deve se concentrar em:

Saber quem faz parte do processo, segmentando o público;

Conhecer os canais que mais atingem a sua persona;

Desenvolver mensagens uniformes, usando linguagem, recursos visuais e design para unir a campanha.


Leia mais:  Como integrar a comunicação interna e externa da empresa?


Tecnologia contribui para a integração

Falamos, no tópico anterior, sobre como é importante reunir as pessoas em prol de um objetivo comum. Porém, aí surge uma questão: como integrar uma equipe, principalmente quando há membros em diferentes locais? A resposta está no uso da tecnologia.

Ferramentas tecnológicas podem contribuir para que os profissionais envolvidos acompanhem uma mesma estratégia de comunicação. Os recursos são capazes até mesmo de melhorar o contato e dinamizar processos, sem ruídos em em tempo real, pois todos saberão os objetivos da empresa com mais facilidade.

2. Coloque seu público-alvo em primeiro lugar

Para todo compartilhamento, há um público-alvo como destino. Na comunicação empresarial integrada, não é diferente. É necessário transmitir a mesma mensagem, a fim de que esta chegue uniformemente para o público-alvo.

Porém, para que a mensagem chegue corretamente ao destinado, é fundamental conhecer quem ele é e quais canais devem ser usados para atingi-lo. No caso de uma comunicação interna, o RH pode traçar o perfil a partir das próprias informações que constam no cadastro dos colaboradores. Já para o público externo, quando a empresa não tem todos os dados sobre os potenciais clientes, é importante a identificação das personas.

Aqui, diversas perguntas devem ser consideradas:

  • Quem é o meu público-alvo?
  • Através de quais meios ele gosta de estabelecer um relacionamento?
  • Quais recursos ou canais de comunicação mais o interessam?
  • Qual é a sua aceitação por mídias sociais?

Ter uma resposta clara para estes questionamentos contribui (e muito) para a construção de um plano efetivo de comunicação integrada.

No dia a dia, inúmeros recados são mal interpretados, ignorados ou até mesmo não chegam conforme o desejado. Por este motivo, é essencial compreender os comportamentos, as emoções e os interesses do público-alvo, assim como garantir a precisão e a relevância de qualquer informação.

O processo de comunicação bem-sucedido é aquele em que a mensagem transmitida é bem compreendida pelos receptores, sejam eles colaboradores ou clientes.

Melhores recursos para se comunicar

Quando escolhemos os meios errados para divulgar informações, o tempo para alcançar os objetivos é maior. Portanto, reflita sobre quais estratégias e ferramentas utilizar para a entrega da comunicação de maneira rápida e sem obstáculos.

Lembre-se que uma mensagem mal transmitida pode afetar negativamente não apenas o local de trabalho, como também a imagem da empresa num todo. Certifique-se de que as informações chegarão da melhor maneira possível ao outro lado. Para isso, é necessário apostar em tendências de comunicação.

Por fim, vale também apostar em maneiras criativas de exercitar um bom relacionamento. As ações internas, o reconhecimento da empresa por metas batidas e o trabalho da assessoria contribuem com um resultado mais positivo.

3. Mantenha uma estratégia única e atualizada

Manter uma estratégia única e atualizada é um dos obstáculos encontrados no processo da comunicação integrada, tanto interna como externa.

O planejamento até pode ser elaborado por várias mentes e distribuído por diversos meios. No entanto, o discurso deve ser um só. Caso contrário, pode confundir quem receber a informação.

Para reforçar a comunicação interna, convoque reuniões frequentes com cada tipo de área envolvida, unificando a mensagem. Já na questão externa, é preciso ter estratégias bem definidas na promoção de produtos, serviços ou até mesmo a marca. Tudo isso levando sempre em consideração as novas tecnologias para atração de clientes.

Mapeamento de fraquezas e oportunidades

Fazer o mapeamento constante dos pontos fracos e fortes do negócio, permitindo identificar o que pode ser melhorado, é um dos passos. Além disso, é necessário também que haja um objetivo geral de integração claro, com responsabilidades bem definidas e um plano de comunicação empresarial.

Infelizmente, é comum ver organizações que isolam a comunicação de dados. Mas empresas que unificam o discurso para funcionários e clientes tendem a se destacar e ter mais sucesso.

De nada adianta investir em conteúdos informais quando o processo interno é burocrático e pouco amigável, por exemplo. É necessário entregar aquilo que se diz. Caso contrário, a descrença do público pode ser o único resultado de tanto esforço.

Ah, não esqueça que a estratégia precisa estar sempre atualizada! Logo, mantenha os processos aperfeiçoados continuamente.

4. Invista em uma identidade visual padronizada

Assim como o discurso deve ser único, a identidade visual da empresa deve seguir uma linha exclusiva.

A imagem foi, é e sempre será o primeiro contato do público com a marca. Desde a era da Revolução Industrial, as empresas utilizavam recursos visuais para destacar o seu produto. No decorrer do tempo, a comunicação interna também passou a receber os mesmos conceitos que eram destinados à comunicação externa.

No caso da comunicação empresarial integrada, é necessário seguir padrões e princípios que permitem o reconhecimento da marca em diferentes lugares. Logotipo, cores e design devem ser os mesmos em todos os materiais. Assim, tanto a equipe que está no escritório do Norte quanto a do Sul, por exemplo, vão identificar visualmente aquilo que pertence à empresa.

A identidade deve considerar o fato de ter equilíbrio, fácil assimilação e ser marcante. Aqui, é essencial que haja a participação de um funcionário da área para o desenvolvimento da identidade. A premissa de que “menos é mais” deve ser levada à risca.


Leia mais: Por que sua empresa precisa de um bom posicionamento de marca


Uma vez executada esta parte, outro ponto deve ser observado: a criação de um manual da marca, com direcionamentos precisos, a fim de que todo o conjunto desenvolvido possa ser respeitado. Inclusive internamente em apresentações comerciais, comunicação interna e ações da empresa. Este documento é indispensável para que a organização tenha uma identidade sólida diante das várias personas classificadas.

5. Mensure o sucesso da comunicação integrada

Um time integrado, um público-alvo definido e uma identidade visual pronta. O sucesso da comunicação integrada está garantido, certo? Errado.

Ainda falta mais um item para esse processo: a mensuração das estratégias adotadas. Caso contrário, existe a possibilidade de que você esteja investindo seus recursos no lugar errado.

É mais que necessário acompanhar os resultados de cada ação e analisar se os mesmos estão de acordo com as expectativas. Afinal, se os índices de vendas, receitas e custos são acompanhados de perto, por que a comunicação poderia ser deixada de lado?

A partir das métricas, é possível antever crises ou perceber se o investimento aplicado está dando um bom retorno. Além disso, os números são boas justificativas que gestores têm para defender seus projetos.

Avalie o ROI

A mensuração pode fazer mais do que apresentar bons números: ela faz com que você veja a tempo que é preciso mudar de estratégia. Afinal, o erro pode sair mais caro que o acerto!

Avalie constantemente o Retorno Sobre o Investimento (ROI) da sua empresa para saber quais ações, de fato, valem a pena. Mesmo quando se trata da comunicação interna, em que este acompanhamento é mais complexo e até abstrato, é possível encontrar meios capazes de identificá-lo.


Leia mais: Como medir o ROI da comunicação empresarial do meu negócio?


As ferramentas de gestão e análise podem contribuir com indicadores. O importante é lembrar que tanto as métricas quanto os indicadores de desempenho (Key Performance Indicators, ou KPIs) estão sempre ligados a objetivos estratégicos da comunicação.

Conclusão

Adotar as melhores práticas para a comunicação integrada é o melhor caminho no que se refere ao alcance dos resultados esperados. Isso significa que a empresa deve unir seus esforços para colocar o planejamento em ação. E tudo começa pela integração dos times, contando com a participação de funcionários das mais diversas áreas e hierarquias.

Além disso, é preciso definir qual o público-alvo, identificando como ele pensa, age e aceita a comunicação. Nessa etapa, contar com ferramentas tecnológicas é primordial para a informação correta chegar até quem precisa.

Independente da forma como a comunicação ocorre, ela deve seguir uma estratégia única e atualizada. A corporação necessita de um discurso único, correndo o risco de ter que lidar com estresses gerados a partir de informações desencontradas. O desgaste, sem dúvidas, é maior ao chegar neste ponto. Por isso, esta etapa nunca deve ser menosprezada!

Outro ponto que merece atenção especial é a identidade visual, uma vez que é com ela que o público tem o seu primeiro contato. Pensar em cores, formas e padronização faz com que o colaborador reconheça a marca, seja em qual unidade estiver.

Por fim, não abra mão de mensurar o sucesso da comunicação integrada. Até porque, às vezes, você pode estar achando que tudo vai bem, enquanto os números dizem o oposto. Da ação para comemorar o tempo de empresa até a implantação de um novo sistema, tudo deve ser acompanhado. E caso perceba que está no caminho errado, há tempo de dar meia volta e investir em outras táticas.

Esteja preparado(a) para mudar quando for preciso. Aprenda com a experiência e pesquise constantemente as melhores soluções. Teste o quanto for necessário e melhore sempre. O mais importante é que a comunicação deve ajudar no desenvolvimento de relações fortes com seus públicos. Por isso, construa valores de marca!

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