5 boas práticas para otimizar o gerenciamento de contratos e melhorar os resultados da sua empresa

Quase todas as relações comerciais são regidas por contratos. No entanto, segundo um levantamento da Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), cerca de 75% das organizações não têm uma metodologia de gerenciamento de contratos e 90% fazem esse gerenciamento por e-mail.

Em outra fase dessa pesquisa, foi possível perceber que entre as empresas entrevistadas apenas 25% segue uma metodologia. Além disso, foi demonstrado que mais de 1/3 dessas instituições não têm controle sobre os níveis de serviços dos seus contratos.

Melhores resultados com o gerenciamento de contratos

Quem trabalha com o gerenciamento de contratos sabe da importância desse processo e do grande volume de informações estratégicas que eles geram dentro das empresas.

Os bons gestores de contratos são comprometidos com diversas etapas do processo, preocupando-se desde aspectos formais da formulação de um contrato até a análise de execução do que foi acordado, período de vigência, renovação, reajustes, aditivos, entre outros trâmites importantes. Quando desenvolvido de maneira eficaz, a gestão de contratos é determinante para o sucesso da organização.

A gestão de contratos se torna ainda mais importante na medida em que as organizações se distanciam da estrutura convencional e aderem às novidades do mercado, sempre em evolução. Recentemente, na área trabalhista, por exemplo, tivemos importantes mudanças com a implantação de modelos de contrato intermitente, aumento das possibilidades de terceirização, entre outras novidades. Tudo isso somado aos demais contratos já comuns nas empresas, com fornecedores, parceiros e clientes.

Para que todo o processo seja eficiente, o gerenciamento de contratos precisa cumprir metas estratégicas, com o objetivo de contribuir para a eficiência e rentabilidade do negócio.

 

Quer saber como evitar esses problemas? Confira as boas práticas que separamos!

Exemplos de boas práticas na gestão de contratos

Com o conhecimento da importância desse processo nas empresas, boas práticas visam garantir o sucesso do gerenciamento de contratos e trazer melhores resultados para o negócio:

1 – Identifique a situação dos contratos atuais

É importante registrar quais documentos ainda estão vigentes, aqueles que estão sendo negociados e os que já foram encerrados. Além disso, é preciso organizar os contratos, tanto os que estão em papel quanto em meio eletrônico, desta forma, a empresa facilita a manipulação e análise dos documentos.   

2 – Fique atento aos prazos e serviços acordados e faça relatórios do andamento dos contratos

A boa gestão desse processo significa fazer um controle detalhado das datas firmadas em contrato. É preciso se certificar que tudo o que foi firmado está sendo cumprido por ambas as partes.

Além disso, é importante preparar relatórios completos sobre as situações dos contratos. Tenha certeza que os termos e cláusulas acordadas estão sendo cumpridos. Os relatórios auxiliam na apuração dos impactos de cada contrato, contribuindo na elaboração de relatórios analíticos. Desta forma, os gestores podem analisar com mais propriedade e tomar decisões mais cautelosas.

3 – Utilize a tecnologia para melhorar o processo

A utilização de um sistema de gestão de contratos é essencial e bastante útil no dia a dia das empresas. Com a ferramenta adequada, é possível gerar documentos, submeter para aprovação, trocar informações e trabalhar de forma colaborativa, acompanhando todas as etapas até a aprovação.

Investir em tecnologia se torna fundamental, principalmente, na medida em que o número de contratos aumenta na empresa. Um bom software irá auxiliar a evitar extravio de documentos, redução de perdas e retrabalho na confecção dos contratos, agilidade para localizar os documentos, entre outros benefícios.

4 – Acompanhe as renovações

O acompanhamento da renovação de contratos é uma boa prática a ser seguida pelas empresas. No caso daqueles firmados com fornecedores, é essencial renovar com algumas semanas de antecipação. Já para os contratos feitos com clientes, a renovação pode ser renegociada com uma antecedência maior, proporcionando maior comodidade ao cliente. Neste quesito, a tecnologia também é uma boa aliada.

O processo de vigência de contratos pode ser controlado pelos sistemas de gestão, que monitoram datas importantes e alertam sobre períodos de renovação e rescisão. Além disso, registram mudanças relacionadas aos valores e acréscimos de aditivos.

5 – Tenha tudo registrado para possíveis auditorias

A boa gestão significa cumprir com todas as obrigações contratuais previstas.  Desta forma, é importante que todas as ações e eventos envolvendo os acordos contratuais estejam registrados. É preciso ter em mãos notas fiscais, fotos, indicadores de performance e outros recursos necessários para uma possível auditoria interna ou externa.

Como você viu no conteúdo de hoje, é possível aumentar o rendimento da gestão de contratos da empresa seguindo boas práticas para o sucesso do processo. Utilizando esses métodos, a empresa alcança maior economia de custos, prazos com melhores condições de negócio e maior controle dos acordos, além de agilizar as negociações e tornar o andamento mais otimizado e prático.

Quer otimizar o gerenciamento de contratos da sua empresa? Entre em contato e sinta na prática todos esses benefícios.

 

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