Ordem de compra e contratos em negociações

Em um processo de aquisição de produtos no setor de compras, é comum haver uma confusão entre os documentos de ordem de compra (OC) e contrato com o fornecedor. Apesar de algumas semelhanças entre os dois, uma OC não é um contrato e não substitui esse documento.

Para que as diferenças fiquem mais claras, vamos explicar, neste artigo, o que é uma ordem de compra, as boas práticas para montar uma e como implementá-la na sua empresa. Entenda a seguir!

O que é ordem de compra?

A ordem de compra é um documento que tem como principal objetivo registrar as aquisições de produtos e a entrada e saída de materiais do estoque. Assim, a OC ajuda a gerenciar o momento certo para novas aquisições na empresa. Com o documento também é possível gerenciar as despesas e, com isso, garantir maior controle financeiro.

A ordem de compra é um documento muito importante na gestão da cadeia de suprimentos, pois serve para formalizar uma proposta comercial a um fornecedor. Com a OC, a empresa se compromete a pagar pelo produto que deseja adquirir, conforme as condições feitas em orçamento.

Contudo, é importante destacar que a ordem de compra não é um contrato e, portanto, não tem papel jurídico. Ela tem características diferentes, como o fato de ser mais simples, possuir termos e cláusulas menos detalhados e ser de curta duração (geralmente um ano) e improrrogável.

Apesar de ser um documento importante, a OC deve ser usada como etapa anterior ao contrato, e não com o intuito de substituí-lo. É o contrato o documento que tem validade legal. 

Além disso, os termos e as condições de direitos e obrigações são melhor especificados na peça contratual. Isso é essencial para conferir maior segurança jurídica às partes, principalmente se a relação comercial apresentar algum nível de risco.

Como montar uma ordem de compra?

A ordem de compra deve ter um mínimo de campos necessários para o controle eficiente da gestão de compras. Dentre as informações mais importantes que devem estar no documento, temos:

  • Número da ordem de compra;
  • Nome do comprador;
  • Nome, endereço, CNPJ e meios de contato do fornecedor;
  • Descrição e quantidade dos produtos;
  • Valor e data da compra;
  • Data e forma de pagamento;
  • Data de entrega dos produtos;
  • Local para entrega dos produtos;
  • Responsável pelo recebimento dos produtos;
  • Assinatura do responsável pela compra.

Além de saber montar uma OC, é importante garantir boas práticas para que o processo funcione adequadamente e mantenha a empresa resguardada de quaisquer problemas. Veja algumas delas:

  • Tenha informações bem completas do fornecedor, para manter um bom alinhamento entre diferentes compradores na empresa;
  • Guarde cópias originais das ordens de compra para controle de recebimento e prestação de contas;
  • Armazene os documentos corretamente, garantindo fácil e rápido acesso;
  • Organize as ordens de compra conforme um padrão para facilitar o trabalho de pesquisa ou conferência.

Como implementar a OC na sua empresa?

Como você viu, a ordem de compra é importante para garantir mais eficiência e controle ao setor de compras. Por isso, se você quer implementá-la na sua empresa, saiba como fazer com as dicas a seguir!

Estabeleça uma política de compras

Determine regras para o processo de compras, os critérios para a escolha dos fornecedores, as aquisições que precisam de ordem de compra, as formas de negociação e resolução de conflitos com fornecedores etc.

Tenha uma equipe para operar o sistema de OC

Defina a autoridade responsável por permitir as compras, os profissionais do financeiro que podem acessar o sistema para conciliar faturas e os colaboradores que podem emitir ordens de compra.

Formate a sua ordem de compra

Já dissemos o que não pode faltar ao montar uma OC. Mas, além daqueles dados, insira também informações específicas que sejam importantes para a realidade da sua empresa.

Finalize o processo com um contrato

Depois de realizado o processo de contratação por meio da ordem de compra, não deixe de formalizar o contrato com o fornecedor. Como mencionamos, são documentos diferentes e cada um tem sua importância para a gestão de compras.

Utilize sistemas eletrônicos

Por fim, é importante ressaltar que, para esse ciclo de vida das ordens de compra e dos contratos funcionar bem, o gestor do setor de compras pode contar com a ajuda da tecnologia.

Plataformas de gestão ERP e softwares especializados, por exemplo, facilitam o trabalho da rotina profissional, simplificam os processos e otimizam a gestão da cadeia de suprimentos.

Agora que você já sabe como funciona uma ordem de compra, aproveite para entender sobre o procurement, uma estratégia que vai melhorar sua gestão no setor de compras!

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