Gestor de contratos: reduza o tempo de tramitação dos documentos

Se você é um gestor de contratos, sabe que o ditado “tempo é dinheiro” não poderia ser mais verdadeiro, não é mesmo? Rapidez no trâmite dos documentos e agilidade na aprovação de contratos, por exemplo, são essenciais para o bom funcionamento de um negócio.

Segundo estatísticas, 61% das transações de documentos tinham, em 2016, apenas um destinatário para assinar. Então, porque a maior parte das transações nas empresas depende de um tempo considerável para ser concluída?

Isso acontece porque até o destinatário receber o documento, é necessário um caminho muito longo. Sobretudo se o gestor de contratos adotar modelos convencionais e manuais. Sem um processo automatizado, a tramitação de documentos se torna lenta e burocratizada.

Pensando nisso, vamos mostrar, neste artigo, como tornar a gestão de contratos mais eficiente – reduzindo tempo e melhorando a tramitação de documentos. Confira!

A tramitação de documentos nas empresas

A gestão de documentos é um processo necessário e fundamental em qualquer empresa. Além de manter a organização e o bom funcionamento dos negócios, uma boa gestão ajuda ainda a otimizar os processos documentais – contribuindo para resultados satisfatórios.

Na gestão de contratos de fornecedores, por exemplo, a tramitação dos documentos precisa ser eficiente. Com o objetivo de manter um fluxo seguro de compras e assegurar que as necessidades da empresa sejam supridas.

Em um processo de compras, o trâmite de documentos envolve a criação de minutas e contratos, negociação com fornecedores, estabelecimento de termos e cláusulas, anuência e aprovação das partes e assinatura para efetivar o acordo.

Todo esse caminho, portanto, pode ser longo e demorado. Criando a possibilidade de prejudicar a produtividade ou, na melhor das hipóteses, demandar um tempo desnecessário e maiores gastos para a empresa.

Como o gestor de contratos pode otimizar a tramitação de documentos?

Em plena era de transformação digital que vivemos, é impossível negar a necessidade da modernização dos métodos de trabalho e modelos de gestão. Nesse contexto, a execução de atividades manuais e repetitivas passa a ser substituída pela tecnologia – assim como a gestão de documentos passa a ser digital.

Ao simplificar e facilitar as atividades, a automatização da gestão de contratos e a digitalização dos processos vêm se tornando mais que um diferencial competitivo para as empresas.

Assinatura digital

Um exemplo de como a tecnologia pode ajudar esse setor é a assinatura digital. O trâmite por meio de documentos físicos pode representar um significativo atraso nos processos e na aprovação das peças. De igual modo, o tempo para arquivar, procurar informações no papel e encontrar um documento físico é imensamente desperdiçado.

Com a assinatura digital, o fluxo de comunicação entre as partes se torna mais ágil e eficaz. Os documentos gerados e assinados por meio eletrônico reduzem o tempo de tramitação, já que tudo pode ser feito pela internet – evitando processos burocráticos, demora no envio físico dos arquivos, além de gastos com papel e serviços de correio.

Gestão online de documentos

Outra opção é adotar uma gestão de contratos com tecnologia voltada para contratos e documentos jurídicos. Lidar manualmente com um grande volume de papéis, peças jurídicas e demais arquivos é um grande risco para o gestor. Da mesma forma, uma gestão de documentos baseada na troca de e-mails também pode ser bastante prejudicial para o processo de aprovação do mesmo.

Nesses casos, perda de prazos, documentos esquecidos, renovações atrasadas e contratos vencidos são apenas alguns dos possíveis problemas – sem contar na demora para que todos os envolvidos aprovem e os responsáveis assinem.

A gestão online, portanto, vem para facilitar todo esse processo, aperfeiçoando o ciclo de vida dos documentos. Os softwares centralizam essa gestão, unificando todos os processos em um só local.

Além disso, a criação dos contratos pode ser automatizada, reduzindo o tempo gasto com a redação. As revisões, por sua vez, tornam-se mais dinâmicas por meio da edição online.

Benefícios do uso de tecnologia na gestão de contratos

Além da economia de tempo, o gestor de contratos pode obter outros benefícios com a automação, como:

  • Padronização dos processos, simplificando as atividades repetitivas e rotineiras;
  • Maior controle dos trâmites e acompanhamento dos documentos;
  • Redução nos custos, ao evitar o acúmulo de papel, cópias e impressões;
  • Melhora na experiência dos clientes, fornecedores, equipe interna e demais parceiros – já que o processo se torna mais ágil, transparente e eficaz para todos.

A tecnologia é essencial  para a otimização dos trâmites de documentos.

Muitas empresas, por diversos motivos, ainda não adotaram esses recursos. Porém, não há motivos para resistência: muitas ferramentas utilizam a criptografia, por exemplo, que é altamente segura.

Tenha certeza que com a implementação dessas dicas na sua empresa, o gestor de contratos melhore sua gestão, aumente a produtividade, reduza custos e, ainda: ganhe mais segurança com recursos de chancela digital e criptografia, que a tecnologia proporciona.

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