O que faz um gestor de contratos?

A pergunta que vamos responder neste artigo é: gestor de contratos, o que faz? Muito além de fechar negócios e colocar o contrato na gaveta, esse profissional é um dos responsáveis por manter o bom funcionamento de toda a empresa.

Toda empresa lida com uma série de documentos e peças jurídicas em suas rotinas. Seja na contratação de colaboradores, nos acordos com fornecedores ou nas negociações com clientes, a documentação legal é indispensável. É nesse contexto que o gestor de contratos tem se tornado cada vez mais requisitado nas empresas.

Considerando a importância de uma boa gestão de contratos, resolvemos explicar, neste artigo, o que é essa função. Mostraremos seus objetivos, as tarefas de um gestor e os riscos de não dar a devida atenção a esse cargo. Entenda a seguir!

Para que serve a gestão de contratos?

A gestão de contratos engloba um conjunto de processos e estratégias, com o objetivo de garantir mais eficiência, segurança e controle em todo o ciclo de vida desses documentos. Sendo assim, essa função serve muito mais do que para redigir um contrato e formalizar um acordo.

Um dos maiores objetivos da gestão de contratos é evitar riscos que podem ocorrer durante as etapas do documento. Por meio de processos bem estabelecidos, o gestor tem mais controle, podendo reduzir gargalos ou resolvê-los rapidamente.

Além disso, a gestão de contratos serve para assegurar o correto cumprimento do que foi acordado no documento. Isso garante a segurança jurídica às partes envolvidas. E mais que isso, eleva o nível de satisfação de clientes e fornecedores, já que os processos se tornam sistematizados, transparentes e otimizados.

E o gestor de contratos, o que faz?

Conforme os objetivos da gestão de contratos, podemos perceber que o gestor tem um importante papel. Afinal, ele é responsável por administrar e supervisionar todo o ciclo de vida desses documentos. Mas, na prática, o que faz um gestor de contratos?

Desde o pré-contrato, é tarefa do gestor elaborar o documento, negociar com a outra parte e revisar as alterações realizadas antes da formalização. Nessa etapa, cabe ao gestor identificar erros contratuais, evitar riscos à empresa, garantir boas práticas de negociação e verificar a conformidade do documento tanto com a legislação quanto com as políticas da empresa.

Durante a vigência do contrato, o gestor deve assegurar o cumprimento de todas as cláusulas, controlar os prazos, fazer o correto arquivamento e armazenamento dos documentos e saber o momento de encerrar ou renovar o contrato. Além disso, o gestor deve acompanhar possíveis alterações na legislação, para anexar as novas regras ao contrato.

Essa função de fiscalização dos contratos é crucial para evitar fraudes, erros ou a não execução dos termos contratuais. Tal prática contribui para a redução de desperdícios financeiros e resguarda a empresa em casos de necessidade de rescisão contratual. Além disso, ao fiscalizar o contrato, é possível avaliar a qualidade dos serviços contratados, como no caso de fornecedores.

E, mesmo depois de finalizado um contrato, o gestor deve ficar atento, pois podem existir pendências a serem cumpridas. Também é preciso garantir a segurança dos dados, como no caso de sigilo das informações.

É bom destacar ainda que tudo isso vale para os mais variados departamentos de uma empresa. Para dar um exemplo, dentro do conceito de procurement, a gestão de contratos é uma das atividades executadas pelo gestor para tornar o processo de compras mais eficiente.

Assim, a boa gestão também pressupõe o alinhamento e uma comunicação clara entre os diversos setores da empresa, como o jurídico, o de compras e o financeiro.

Quais os riscos de uma má gestão?

Por fim, considerando a importância das tarefas de um gestor de contratos, notamos que uma má gestão pode trazer vários riscos à empresa. Uma companhia, por exemplo, que ainda faz a gestão de contratos por e-mail tem mais dificuldade de encontrar os documentos, que podem até acabar esquecidos na caixa de entrada.

Além disso, ao não arquivar e armazenar os documentos corretamente para fácil acesso, a empresa corre vários riscos. Pode perder o controle dos prazos estabelecidos com fornecedores, não cumprir alguma cláusula ou até realizar exigências que não foram previamente acordadas.

E, ainda, o não encerramento ou renovação do contrato na data certa pode causar falha no fluxo de compras e comprometer o bom funcionamento da empresa.

Tudo isso prejudica o cumprimento de metas, gera atrasos nas operações organizacionais e acarreta perda de tempo e de dinheiro. A consequência é que a empresa pode não só ter grandes prejuízos financeiros como também gerar má reputação no mercado.

Agora que você sabe o que faz um gestor de contratos e a importância dessa função, que tal continuar acompanhando nosso blog? Assine nossa newsletter e receba conteúdos que vão ajudar a melhorar a gestão de documentos em sua empresa!

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