A vantagem da gestão documental por departamentos e terceiros

Apesar de não ser uma tarefa ligada diretamente ao core do negócio, a gestão documental de uma empresa pode acarretar altos custos, tanto com armazenagem quanto de pessoas, se não for realizada da melhor maneira. Além disso, a consulta de documentos jurídicos, quando eles não são geridos corretamente e armazenados apenas em ambiente físico, pode tomar um tempo muito maior do que de fato deveria. Algo que poderia ser realizado em poucos minutos pode tomar horas de trabalho para uma simples localização e consulta de determinada informação.

Para mudar esta realidade, a gestão documental da sua empresa pode passar pelo que chamamos de Business Process Outsourcing (BPO). Este conceito diz respeito a terceirização de alguns processos, com apoio da tecnologia. A gestão documental pode dizer respeito, por exemplo, à armazenagem e gerenciamento de documentos jurídicos, que deixam de ocorrer de forma física e passam a ser realizados em uma plataforma online.

Além de reduzir custos para a empresa, através da redução de tempo dos profissionais, por exemplo, o BPO também dá mais celeridade para a gestão documental, especialmente na integração entre departamentos e profissionais terceiros envolvidos neste processo.

Dentro deste contexto surge o InContract, uma ferramenta eficiente e segura para a gestão documental, que auxilia no BPO. Veja algumas vantagens para sua empresa no texto a seguir!

Descentralização da gestão de documentos jurídicos 

Já falamos aqui sobre a importância da inovação jurídica nas empresas para a redução da burocracia e da morosidade neste setor. E uma das questões fundamentais para que isso ocorra dentro da gestão documental é a descentralização da informação. Dentro do conceito de BPO apresentado acima, a tecnologia é o fator fundamental para que isso ocorra. Pois permite que diversos setores e profissionais terceirizados trabalhem em conjunto, evitando sobrecarga para determinado profissional ou área.

Isso não quer dizer que documentos sigilosos serão de acesso total a qualquer pessoa de qualquer departamento, mas sim que os profissionais que precisam ser envolvidos neste processo terão acesso facilitado e seguro aos documentos.

Com o InContract, o acesso a documentação acontece através de login e senha e cada alteração é registrada na solução, o que garante transparência ao processo de gestão documental. Junto com a facilidade de acesso e armazenagem, há um histórico confiável de cada processo.

Integração entre setores e terceiros 

O deslocamento de um profissional de determinado setor até outro para a consulta de um documento, quando este é armazenado apenas fisicamente, a ida até a empresa jurídica que presta serviço ao negócio, a troca de e-mails e telefonemas constantes são apenas alguns exemplos da dificuldade da gestão documental quando ela não ocorre com apoio tecnológico. 

E esse é mais um problema que o InContract resolve, pois garante a integração entre setores que trabalham em conjunto e também a autonomia dos mesmos em atuações que sejam separadas. Diversas unidades da empresas podem, por exemplo, usufruir da mesma solução para a gestão documental, sem necessariamente ter acesso aos documentos utilizados por uma unidade diferente da sua. Aqui podemos citar a gestão de contratos de compras específicas para cada departamento, serviços de terceiros, como marketing ou consultoria de RH. Cada área administra seus documentos, sem a intervenção da outra.

Há integração quando necessário, no caso de contratos de serviços envolvendo mais de uma área, e respeito a individualidade, sem comprometimento de acessos.

Gestão à vista na gestão documental 

O conceito de BPO na gestão documental prevê justamente a facilidade de gestão para a redução de custos. E ter informações de fácil acesso, sem perda de tempo para a consulta das mesmas é fundamental. Além de verificar atualizações e histórico de versões, o InContract garante que todo esse processo seja acompanhado de forma transparente e facilitada, transformando um trabalho que poderia levar horas ou mesmo dias em ações realizadas em poucos minutos.

O resultado da gestão documental com a tecnologia dentro do conceito de BPO é claro: transparência que garante segurança e custos reduzidos, questões fundamentais para que as empresas se mantenham competitivas e prontas para crescerem.

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