Como escolher a tecnologia ideal para inovar sua gestão de documentos jurídicos

Você ou algum colega próximo devem lembrar que, há cerca de 10 anos, todos os documentos do jurídico encontravam-se estocados de forma física em grandes arquivos e gavetas. Hoje, é visível que a quantidade de papel diminuiu, simplificando os processos de gestão de documentos jurídicos.

Contudo, o desafio de administrar diariamente um grande número de documentos continua presente na área do Direito, pois eles são a base de muitos serviços jurídicos. Por esse motivo, os escritórios de advocacia e setores jurídicos devem ficar atentos para se beneficiarem dos avanços tecnológicos e se tornarem mais efetivos e eficientes no atendimento aos clientes e às demandas cotidianas.

 

Como a tecnologia estimula a inovação na advocacia

Inovar na advocacia inclui pensar em novas formas de se relacionar com clientes e em novas práticas de trabalho colaborativas, que se traduzam em agilidade nos processos. Isso tudo sem abrir mão da segurança que o relacionamento entre clientes e advogados exige.

A inovação assume o significado de inovar em sua essência, ou seja, atribuir uma nova perspectiva ou solução para algo já existente. Atividades como redação, aprovação e assinatura de contratos, cartas e procurações são algumas que fazem parte do cotidiano dos advogados e que podem se beneficiar de novidades na área de softwares jurídicos.

Neste mercado cada vez mais competitivo, as inovações tecnológicas auxiliam a otimizar todos esses processos, visando agilidade e cumprimento de prazos com eficiência. Afinal, tempo é um recurso valioso para todos os profissionais, especialmente da área jurídica.

Os benefícios da tecnologia para documentos jurídicos

A gestão de documentos jurídicos feita por meio de softwares específicos permite:

  • Redigir os documentos de forma colaborativa entre advogado e cliente;
  • Evitar o acúmulo e a duplicidade de documentos;
  • Minimizar riscos de extravio;
  • Diminuir as chances de perdas e retrabalhos;
  • Facilitar e agilizar a localização dos itens sempre que necessário;
  • Evitar que alguma etapa do processo fique parada em um setor ou em um profissional específico;
  • Otimizar a gestão das áreas administrativa, jurídica, de suprimentos e outras.

O InContract, por exemplo, reduz o tempo de trabalho na produção dos documentos jurídicos e ainda garante segurança na edição dos materiais. Desenvolvido pela Teclógica, ele possibilita que tudo seja feito de forma dinâmica, na web, sem necessidade de infraestrutura adicional. As alterações e os ajustes são feitos na própria solução, sem que os envolvidos precisem trocar e-mails ou imprimir uma nova versão a cada alteração.

Tecnologias como esta auxiliam na reestruturação do fluxo de trabalho. Elas automatizam tarefas e reduzem o tempo gasto na gestão de documentos. Tudo para que os advogados possam se dedicar ainda mais a outros processos em andamento.

O que considerar em uma solução de gestão de documentos

A gestão de documentos jurídicos (como contratos, cartas e procurações) muitas vezes envolve várias partes da instituição e até mesmo escritórios jurídicos terceirizados. Por isso, antes mesmo de escolher sua solução, é importante garantir o cumprimento de prazos, promover o alinhamento da equipe e tornar os processos de aprovação mais simples.

Veja alguns fatores que você deve analisar cuidadosamente ao escolher uma tecnologia para gestão de contratos:

Mobilidade

Verifique se o software que você está avaliando é 100% online e se tem acesso via dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

Cada vez mais, o home office e a descentralização dos espaços de trabalho vão exigir ferramentas que acompanhem os profissionais onde estiverem.

Facilidade de uso

Opte por ferramentas que não precisem ser instaladas e sejam fáceis de usar.

Lembre-se de que não são só os profissionais do escritório que irão utilizar essa tecnologia. Todas as partes que revisam, aprovam e assinam os documentos precisam ter acesso ao software do seu escritório e saber utilizá-lo. Se a ferramenta for muito complicada, não terá adesão.

Segurança

A segurança é essencial em softwares que lidam com a gestão de documentos jurídicos. Avalie bem este quesito para não ter problemas. Acesso criptografado é primordial.

Personalização

É importante que o software de gestão de documentos jurídicos tenha a possibilidade de construir documentos sob medida para cada necessidade, com um editor de texto fácil de ser utilizado.

Dois pontos importantes são a possibilidade de inserção de imagens e gráficos e a habilidade de correção de texto em diferentes idiomas. É fundamental também avaliar se o software permite a inclusão de anexos, minutas, aditivos e outras mudanças.

Acompanhamento e controle

Um bom software de gestão de documentos jurídicos deve permitir a visualização prática do fluxo de aprovação: onde o documento está parado, por onde já passou e por quais pessoas ainda deverá ser validado.

É importante ainda que o sistema seja capaz de armazenar o histórico de tudo o que aconteceu com o contrato ou os demais documentos durante esse processo: quem realizou determinada tarefa, quando a realizou e se todas essas ações foram validadas pelas pessoas responsáveis. Isso permitirá avaliar as ações e garantir que o prazo máximo para cada etapa seja respeitado.

O processo de vigência também deve ser controlado pelo sistema. Assim, é possível monitorar datas importantes e receber avisos sobre períodos de renovação e rescisão, além de registrar mudanças relacionadas aos valores e acréscimos de aditivos.

Conclusão

A partir desses pontos, podemos ver como as novas tecnologias, como o InContract, auxiliam na identificação de pontos de gargalo dentro das empresas. Afinal, elas permitem avaliar onde há necessidade de melhorias para que o fluxo de trabalho volte à normalidade.

Por isso, ao escolher corretamente uma nova tecnologia para a gestão de documentos jurídicos, é possível tornar o processo de aprovação mais transparente e ainda apoiar a redução e o controle de custos na empresa.

Para ter um escritório ou departamento jurídico competitivo, é preciso ser ágil e eficiente, com competência para resolver as demandas dos clientes. Ao unir tecnologia, conhecimento e experiência, você estará com certeza no caminho certo!

Se você está buscando uma solução de gestão de documentos para a sua empresa, não deixe de conhecer o InContract.

Escrito por: Adriana Bombassaro — Diretora de Produtos da Teclógica

Artigos relacionados

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *