Gestão de documentos hospitalares com a tecnologia

O setor da saúde é formado por uma complexa estrutura. Há diversas áreas administrativas, diferentes setores, várias especialidades de atendimento e inúmeros envolvidos – entre colaboradores, fornecedores e pacientes. Tudo isso torna a gestão de documentos hospitalares uma atividade de extrema responsabilidade.

Como essa área lida com a saúde e a vida das pessoas, é essencial garantir a máxima eficiência na gestão para que seja possível oferecer um atendimento de excelência.

Nesse contexto, o uso da tecnologia se torna uma estratégia crucial para tornar a gestão de documentos hospitalares mais eficiente, com processos automatizados, métodos mais ágeis e minimização de erros e falhas.

Neste artigo você vai entender a importância da gestão de documentos hospitalares e como a tecnologia é uma grande aliada. Boa leitura!

A importância da gestão de documentos hospitalares

A gestão de documentos hospitalares engloba um conjunto de procedimentos e práticas relacionados a todo o ciclo de vida documental. Nesse processo, um documento passa por várias fases:

  • Produção;
  • Tramitação;
  • Classificação;
  • Avaliação;
  • Arquivamento;
  • Destinação (eliminação, transferência ou guarda permanente).

O objetivo da gestão de documentos hospitalares é garantir a organização eficiente e o correto gerenciamento de cada uma dessas etapas. Além disso, há uma série de cuidados a serem tomados, como:

  1. Uso de código de classificação;
  2. Respeito aos prazos de arquivamento;
  3. Procedimentos de registro da destinação dos documentos;
  4. Preservação dos dados dos pacientes.

É uma atividade, portanto, que exige máxima atenção. Um documento arquivado incorretamente ou com uma classificação errada pode gerar problemas para as operações hospitalares, como dificuldade de acesso, perda de informações relevantes e ineficiência no manuseio desses arquivos.

Como o uso da tecnologia pode otimizar a gestão de documentos hospitalares?

O uso de ferramentas tecnológicas e o investimento na área de Tecnologia da Informação não apenas têm crescido nos últimos anos como têm se tornado prática consolidada no setor hospitalar. Veja como isso tem sido feito!

Digitalização de documentos

Um aspecto fundamental do uso da tecnologia na gestão de documentos hospitalares é a digitalização. Além de organizar os processos e otimizar a rotina de trabalho, essa prática reduz gastos administrativos e traz mais agilidade no acesso e compartilhamento dos dados documentados.

Com isso, é possível oferecer uma melhor experiência ao paciente e um atendimento de qualidade.

O processo de digitalização é regulamentado desde 2012, com a Lei nº 12.682, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. 

Preservação de dados do paciente

Com a recente Lei Geral de Proteção de Dados e seus impactos no setor da saúde, a digitalização de documentos ganha cada vez mais espaço.

Com a consolidação dessa prática, algumas medidas de segurança também se tornaram necessárias, como é o caso da privacidade dos dados pessoais, tema regulado pela LGPD.

Nesse contexto, é preciso ter em mente que o setor hospitalar lida com um grande volume de contratos e dados de clientes. Por isso, para garantir a preservação dessas informações, um gerenciamento eficiente dos documentos é imprescindível.

Com a ajuda da tecnologia, é possível ter maior controle sobre o acesso a esses dados, além de maior proteção contra perdas ou extravio de documentos, por exemplo.

Outro ponto importante na gestão de documentos hospitalares reside na troca de informações entre filiais, unidades ou mesmo diferentes empresas. No contexto da saúde, é comum ou necessário o compartilhamento de dados de pacientes entre médicos, clínicas ou hospitais e empresas de seguro.

Para que esses procedimentos sejam feitos com máxima proteção, a tecnologia tem papel importante por meio de recursos como:

  • Acesso restrito aos documentos;
  • Armazenamento seguro;
  • Ferramentas de cibersegurança;
  • Cumpre normas LGPD.

Software para gestão de documentos

Outro importante recurso tecnológico são os softwares de gestão de documentos. Com um sistema especializado, é possível seguir processos pré-estabelecidos. Assim, além de padronizar os procedimentos operacionais do hospital, também é possível desenhar um fluxo pelo qual os documentos devem passar. 

Com isso, todo o ciclo de vida documental segue seu caminho adequado, impedindo que alguma etapa seja pulada. Como consequência, a gestão de documentos hospitalares diminui erros e gargalos, tornando o processo mais eficiente.

Além disso, também é possível integrar os processos, garantindo melhor alinhamento entre os diferentes setores e equipes. Outro ponto positivo é que, com um software, você pode delimitar o acesso aos arquivos, restringindo-o apenas aos profissionais autorizados.

Ao adotar um sistema de gestão eletrônica nos hospitais, é possível ainda gerenciar outros documentos referentes à dinâmica hospitalar, como contratos com parceiros e fornecedores para a aquisição de equipamentos médicos e demais materiais.

Como você pôde ver, a tecnologia já assume papel fundamental na gestão de documentos hospitalares. Ela ajuda a melhorar a eficiência técnica-operacional, traz mais segurança para os dados e proporciona um melhor atendimento à população.

Quer conhecer mais sobre a gestão eletrônica de documentos? Então, assista ao vídeo sobre o InContract e veja como funciona!

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