Como otimizar o fluxo de contratos

Administrar um fluxo de contratos geralmente é um trabalho longo e complexo. O ciclo de vida desses documentos engloba uma série de etapas e procedimentos, o que torna o processo bastante suscetível a falhas e gargalos.

Para que se tenha uma gestão eficiente, é importante otimizar o fluxo de contratos, tornando-o mais ágil, bem-estruturado e eficaz. Para isso, a padronização dos processos é essencial. Ela, muitas vezes, é responsável por diminuir a ocorrência de erros e, consequentemente, o retrabalho das equipes jurídicas.

 

Pensando nisso, vamos explicar, neste artigo, sobre as fases de um fluxo de contratos e como ele se estrutura. Também mostraremos como a tecnologia é, hoje, indispensável para padronizar processos e melhorar os fluxos de trabalho. Confira!

As fases de um fluxo de contratos

Para compreender o funcionamento de um fluxo de contratos, é preciso entender todo o percurso transcorrido por esses documentos. Em empresas com alto volumes de documentos ou muitos processos entre clientes e filiais, a otimização é fundamental.

Com essa melhoria, o trabalho técnico se torna mais eficiente, produtivo e de maior qualidade. Do ponto de vista financeiro, ao ter mais controle sobre os processos, a empresa reduz gastos e aumenta a lucratividade.

Sabendo disso, veja as fases de um fluxo de contrato!

Pré-contratação

Nesta fase, deve-se identificar as demandas de cada parte envolvida. Devem ficar claras e detalhadas as informações sobre as partes, o objeto contratual, as condições financeiras, o prazo de entrega do objeto, entre outros fatores.

É aqui que a empresa e o cliente ou o fornecedor deverão mostrar todas as suas necessidades e expectativas quanto ao acordo.

Contratação

Na segunda etapa, as partes farão a negociação. É importante estabelecer cuidadosamente as cláusulas e os termos contratuais. Além de estarem em conformidade com a lei, devem atender às políticas e diretrizes da empresa.

Também é crucial garantir uma boa redação para evitar erros, ambiguidades e controvérsias, o que pode acarretar desavenças entre as partes. Após os devidos ajustes e alterações, bem como a aprovação, o contrato deve ser oficialmente formalizado.

Pré-execução

Nesta fase, o setor responsável pela gestão de contratos deve averiguar todos os requisitos de ordem técnica, administrativa e financeira. Uma vez que esses aspectos forem atendidos pelas partes, pode-se dar início à vigência do contrato.

Execução

Esta é a fase em que o contrato vigora. Enquanto está em andamento, muitos cuidados são necessários. A equipe de gestão deve armazenar os documentos jurídicos, mas sem deixar de acompanhá-los periodicamente. É preciso monitorar o cumprimento de prazos e valores, a qualidade da entrega do objeto contratual e demais termos acordados.

Encerramento

Por fim, ocorre o encerramento do contrato. Caso não se faça a renovação, é preciso estar atento para não perder o prazo de término. Também é preciso analisar se todas as cláusulas foram cumpridas por ambas as partes. E, havendo pendências, tudo deve ser devidamente realizado mesmo após o encerramento.

O papel da tecnologia na otimização dos fluxos de trabalho

Além de entender as etapas de um fluxo de contratos, é preciso buscar formas de torná-lo mais eficiente. É inegável que a melhor solução para isso é o uso da tecnologia.

Que tem o papel fundamental de simplificar processos, facilitar o trabalho dos profissionais e oferecer agilidade no dia a dia. Além disso, ferramentas tecnológicas diminuem a suscetibilidade de erros humanos, minimizando, assim, as falhas processuais.

Um software para gestão de contratos, contribui para que a empresa ganhe esses benefícios em suas operações. O uso de documentos eletrônicos por meio do software é uma das vantagens. Além de ter plena validade jurídica, os documentos online:

  • reduzem a burocracia jurídica;
  • agilizam os processos por meio da automatização;
  • e diminuem custos com impressão, arquivamento, cartório e envio de documentos.

Isso acontece porque algumas etapas do fluxo de contratos são melhoradas. Por exemplo:

  • a padronização torna os processos mais claros e, assim, menos erros acontecem;
  • as ferramentas online de redação, revisão e alteração de contratos agilizam o processo de aprovação, representando ganho de tempo na negociação;
  • a mobilidade e o meio virtual dos softwares online permitem o rápido envio de contratos para clientes e fornecedores e, consequentemente, o retorno em menos tempo e sem atrasos;
  • o armazenamento dos contratos é mais organizado e com fácil acesso, garantindo o correto acompanhamento dos termos contratuais pelo gestor.

Tudo isso ainda está aliado a um importante recurso oferecido pelo software de gestão de contratos: a assinatura eletrônica. Essa função, que já vem inserida no sistema, traz mais rapidez para o fluxo de contratos, já que os documentos podem ser assinados pelas partes de qualquer lugar.

Além dessa facilidade, o certificado digital e os recursos criptográficos da assinatura eletrônica proporcionam maior segurança aos contratos. A comprovação da autenticidade das assinaturas e a impossibilidade de adulteração dos documentos são alguns dos fatores que tornam esse tipo de assinatura mais seguro.

Como podemos ver, embora o fluxo de contratos possa ser um processo lento e trabalhoso, a tecnologia tem o importante papel de mudar essa realidade. Com o auxílio tecnológico, os profissionais se tornam mais eficientes e estratégicos. Assim, os resultados são positivos não apenas para o setor jurídico e as equipes que lidam com o fluxo de contratos, mas para toda a empresa.

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