Gestão de documentos online com segurança

A era da transformação digital tem trazido soluções inovadoras e cada vez mais eficientes para as empresas. A gestão de documentos online, por exemplo, tem muitos benefícios. Maior agilidade, melhora dos processos, automação de tarefas e redução de custos são alguns deles.

Contudo, junto com as vantagens dos recursos tecnológicos, vêm os potenciais riscos que podem colocar os dados das empresas em perigo.

Nesse contexto, é preciso lembrar que por trás da gestão online de documentos existem dados sensíveis e estratégicos que precisam ser mantidos em segurança.

Mas, apesar das ameaças cibernéticas serem reais, saiba que é possível gerir os documentos online de modo seguro. Para isso, existem medidas que fortalecem a proteção das informações e previnem golpes, ataques ou usos indevidos dos dados.

Quer saber como ter uma gestão de documentos online na sua empresa com total segurança? Então, entenda a seguir!

Documentos online – A Lei Geral de Proteção de Dados

A nova lei que regula o tratamento de dados pessoais, a LGPD, estabelece normas que visam fortalecer a proteção de informações usadas e armazenadas por empresas.

Nesse sentido, a legislação traz uma elucidação importante sobre a segurança de dados pessoais e dados sensíveis. Em seu artigo 5º, a LGPD define dado pessoal como qualquer “informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável”. Isso inclui dados como nome, número da identidade, endereço, telefone, e-mail e outros.

Os dados sensíveis, por sua vez, são complementares aos pessoais, tais como dados sobre:

  • Origem racial ou étnica;
  • Convicção religiosa;
  • Opinião política;
  • Dado genético;
  • Dado referente à saúde ou à vida sexual, dentre outros.

Tendo isso em mente, as empresas devem respeitar as condições da lei para coletar, tratar e armazenar dados. Um dos requisitos mais importantes é a necessidade de consentimento expresso do titular de que a empresa pode utilizar seus dados. Além disso, a empresa deve ter uma finalidade específica e legítima.

A LGPD também é enfática quanto à responsabilidade das empresas em ter medidas protetivas e corretivas para a segurança de dados. Portanto, respeitando tais requisitos, já é possível reduzir possíveis problemas no uso dos dados de clientes e fornecedores, garantindo mais segurança.

A segurança jurídica dos documentos eletrônicos

Outro fator crucial para a segurança dos documentos online é o local em que a gestão é feita. Os documentos usados nas empresas têm valor estratégico e, por isso, devem ser gerenciados por meio de ferramentas seguras.

Documentos armazenados e geridos por meio de uma conta de e-mail, por exemplo, podem representar um grande risco. As informações podem ser perdidas, documentos importantes podem ficar esquecidos na caixa de e-mail e os dados ficam mais suscetíveis a sofrer algum vazamento.

Por isso, é importante ter um sistema confiável tanto na matriz quanto nas filiais. Também é fundamental implantar processos padronizados não só no ambiente interno, mas também com clientes e fornecedores, gerenciando, por exemplo, os direitos de acesso e de alterações nos documentos. Uma gestão eficaz evita a perda de dados sensíveis e sigilosos e de documentos críticos para a empresa.

Nesse ponto, a tecnologia pode ser uma boa aliada. Além de os documentos eletrônicos contribuírem para a otimização da gestão, possuem têm plena validade jurídica. E mais: podem contar com recursos de segurança, como o certificado digital para assinaturas digitais e eletrônicas. Trata-se de um recurso que garante a autenticidade e a integridade dos documentos online, além de reduzir o risco de fraudes.

A segurança cibernética dos documentos online

Além da segurança jurídica, é preciso pensar também na cybersecurity. Um importante método de proteção nesse aspecto é a criptografia: um sistema de algoritmos que codificam os dados, conferindo segurança e privacidade na transação de documentos.

O recurso criptográfico combate às violações de dados e os ataques cibernéticos de hackers. A partir de um código que embaralha o conteúdo do documento, a criptografia só permite acesso ao remetente e ao destinatário que têm a chave para decodificar o arquivo.

O certificado digital, de que falamos acima, utiliza desse recurso para garantir segurança aos documentos, além de proteger a privacidade dos usuários. Como você viu, à medida que as soluções tecnológicas surgem para facilitar a vida dos profissionais, novas medidas de segurança são pensadas para evitar os riscos do ambiente virtual.

Para isso, é importante adotar ferramentas confiáveis, com uma tecnologia que ofereça as soluções necessárias, mas, ao mesmo tempo, garanta a proteção das informações digitais.

Se está à procura de uma solução assim para a sua empresa, leia mais aqui ! E entenda como você pode gerenciar os mais variados tipos de documentos online com plena segurança!

 

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