Digitalização de documentos: dê o primeiro passo rumo à transformação digital

A gestão de contratos e demais documentos jurídicos relacionados a rotina de uma empresa é sempre desafiadora. Isso porque, além de tomar muito tempo dos profissionais envolvidos, com revisões de cláusulas, novas versões, negociações e outras questões pertinentes a este processo, é um trabalho que pode afetar todas as demais áreas do negócio. Um contrato mal redigido, vencido ou mal armazenado pode resultar em multas, perdas financeiras por falta de entregas e outros contratempos.

Neste cenário, a transformação digital tem sido o caminho mais eficaz para a melhoria de processos, confiabilidade e segurança para a gestão de documentos. O primeiro passo dessa jornada é a digitalização. Muitas empresas ainda têm dúvidas sobre este processo e neste post vamos explicar melhor como garantir segurança jurídica e celeridade com a digitalização. Confira!

Respaldo da lei para a digitalização de documentos

Você com certeza se depara diariamente com pilhas e pilhas de documentos arquivados. Muitos deles estão lá por anos, ocupando espaço físico, por conta da legislação, da Medida  Provisória 881/19, que trata da liberdade econômica e que está tramitando no Congresso Nacional e que prevê uma importante alteração neste processo. Pela nova norma, documentos em papel e que não sejam de valor permanente, poderão ser destruídos após a digitalização, desde que observados processos que serão indicados por regulamentação a ser lançada pelo governo. Para garantir a idoneidade de um documento digitalizado e arquivado em ambiente web, o uso de certificação digital é uma das opções de segurança. Inclusive, já falamos aqui sobre a segurança jurídica de outra questão que levantava dúvidas sobre o assunto: as assinaturas digitais.

Com ambos os conceitos – arquivo e assinatura digital – a desmaterialização dos documentos na rotina de uma empresa será perfeitamente possível. E ela resulta em menos espaço físico destinado ao arquivamento, além de acesso fácil e acompanhamento mais eficiente na gestão dos documentos.

Vantagens da digitalização para o seu negócio

Além das questões destacadas acima, a digitalização de documentos traz uma série de boas práticas para a empresa, que passa a ter um ritmo de trabalho alinhado com as novas práticas de um mundo cada vez mais digital e em constante mudança.

Em muitas áreas já é possível constatar a ascensão de processos que prezam pela digitalização e gestão automatizada de documentos e de informações. O eSocial, sistema do Governo Federal para unificação do envio de informações trabalhistas é um exemplo. Neste processo, é essencial que as empresas optem pela digitalização da documentação, garantindo o envio correto ao órgão. Esse novo cenário está se tornando comum até mesmo em setores até então considerados mais analógicos, como a construção civil, que passou a adotar soluções como o Mobuss Construção para a digitalização de documentos tanto nos escritórios como nos próprios canteiros. O fácil acesso aos dados, sempre que necessário, e a segurança da armazenagem, com redução de perdas de informações, que podem causar grandes impactos aos negócios, estão entre os ganhos que alavancam esta ascensão da digitalização.

Gerir grandes volumes de informações é outro desafio das empresas. Quando não há a inserção no universo digital, a perda de dados importantes ao negócio tende a ser ainda mais comum. Esse problema é muito mais sério do que se imagina: segundo a Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), as grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos e seus profissionais perdem, em média, duas horas diárias de trabalho em busca de contratos, notas fiscais e outros documentos em seus e-mails ou locais físicos de trabalho. Este dado alarmante mostra que quanto maior a empresa, maior as chances de ela estar perdendo investimentos pelo fato de não conseguir controlar os documentos que fazem parte dos processos inseridos em sua rotina.

Dados confiáveis e de fácil acesso, documentos com valor jurídico, alterados e assinados rapidamente, tudo em ambiente web, redução de custos de impressão (segundo a ABGD, 37% das fotocópias feitas nas empresas são desnecessárias) e autenticação, controle das etapas de alterações, disponibilização de informações conforme nível de acesso dos profissionais. Tudo isso são questões que passam a fazer parte da rotina das empresas através da digitalização. 

Além da economia de tempo na busca de documentos, a digitalização reduz a realização de cópias desnecessárias, e o trabalho passa a ser mais enxuto, consequentemente há ganho de produtividade. De acordo com estudo da consultoria McKinsey & Company empresas que usam processos de digitalização e Big Data para controle de documentos aumentam suas margens operacionais em 60%, na média. 

Exemplos de aplicação para a sua empresa

É fato que o volume de dados que passam pelas empresas está crescendo rapidamente. De acordo com a IDC, de 2005 a 2020, o universo digital crescerá em uma proporção de 300 vezes. E isso significa que a digitalização de documentos será cada vez mais necessária para se evitar perda de informações e uma gestão mais eficiente das informações do seu negócio.

Um exemplo neste sentido é a digitalização que está ocorrendo na construção civil, com documentos em ambientes virtuais, facilitando a rotina tanto da construtora quanto do cliente. Com contratos, vistorias e demais informações relacionadas à obra, entrega e negociação de imóveis, as empresas ganham mais segurança jurídica e podem entregar ao cliente as informações pertinentes ao projeto rapidamente, criando uma relacionamento de confiança. Seja no uso de soluções como o Mobuss Construção, para a gestão do canteiro e armazenamento de documentos da obra, ou o InContract, voltado especificamente para a gestão de contratos e documentação jurídica, a digitalização é um passo fundamental para a implementação de rotinas de gestão muito mais eficientes.

Na sua empresa, um exemplo prático pode ser relacionado à gestão dos seus fornecedores. Com a digitalização, o setor responsável pela negociação, contratação, acompanhamento e gerenciamento de serviços tem em mãos informações atualizadas das negociações, pode consultar rapidamente cláusulas, conferir vencimentos e reduzir custos operacionais comuns em rotinas sem um controle efetivo destes dados.

Menos tempo do profissional em busca das informações, mais rapidez em renegociações, menos custos extras eventuais não cumprimentos de cláusulas, multas contratuais e outras questões relacionadas à gestão de contratos. Essa agilidade permite a rápida tomada de ações para a melhoria contínua.

 Com o uso dos recursos corretos, a validade jurídica de documentos em meio digital  é um fato concreto, o que dá à sua empresa mais segurança para utilizar a digitalização como um caminho para a otimização de processos. Com sistemas como o InContract, que ganham cada vez mais espaço nas empresas, o uso de assinaturas eletrônicas e digitais e o controle de versionamento, por exemplo, tornam-se práticas comuns e seguras na rotina. A digitalização de documentos passa a ser uma realidade no seu negócio, com a redução do tempo de trabalho e efetividade no controle de documentos.

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Escrito por: Marlon M. Volpi —  Advogado | OAB 12.828 – Especializado em Direito Eletrônico e Propriedade Intelectual

Escrito por: Adriana Bombassaro —  Diretora de Produtos e Serviços da Teclógica

 

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