Como a tecnologia auxilia a gestão de documentos e contratos na construção civil?

A gestão de contratos na construção civil certamente é um dos maiores desafios que o setor possui. O alto volume de documentos da empresa, de fornecedores, clientes e parceiros e a grande quantidade de trabalhadores em diferentes canteiros de obras são alguns fatores que mostram como é crucial uma boa gestão de contratos nessa área.

Diante desse cenário, um dos maiores desafios é garantir a correta execução contratual, assegurando o nível de qualidade e os requisitos pré-acordados. Além disso, o controle de prazos dos contratos na construção civil é fundamental para que a construtora não corra o risco de sofrer multas, penalidades e demais prejuízos.

Outro desafio é manter os documentos preservados ao longo dos anos, já que, geralmente,  precisam ficar armazenados por muito tempo. Para isso, a gestão deve garantir total segurança, evitando a deterioração, a perda ou mesmo o extravio dos contratos.

É diante desse contexto que a tecnologia surge como uma forte aliada. Ela ajuda a otimizar os fluxos de trabalho, automatizar processos e armazenar os documentos na nuvem, entre outros benefícios. Quer conhecê-los? Então confira a seguir!

3 benefícios da tecnologia para a gestão de contratos na construção civil

A importância da tecnologia está sendo cada vez mais reconhecida no setor de construção. Conforme pesquisa realizada pelo Sinduscon – SP e pela FGV, 60% dos empresários da construção civil planejam investir em novidades tecnológicas. 

1. Trabalho colaborativo entre diferentes equipes

Uma ferramenta tecnológica para a gestão de contratos permite integrar os processos e alinhar o trabalho entre as diferentes áreas envolvidas em um projeto ou uma obra. Isso otimiza o fluxo de trabalho, além de torná-lo mais organizado, eficiente e produtivo.

Com isso, é possível a realização de um trabalho colaborativo e em tempo real entre as equipes, bem como entre a empresa e seus fornecedores.

Dessa forma, além de melhorar o controle do ciclo de vida dos contratos, todos os envolvidos terão acesso aos dados necessários. Por exemplo:

  • O setor de engenharia realiza o projeto;
  • O de suprimentos contrata os fornecedores conforme os requisitos contratuais;
  • O financeiro verifica as finanças ao longo do desenvolvimento da obra;
  • O comercial avalia as unidades para venda conforme as condições definidas em contrato.

2. Trabalho remoto com o sistema no navegador

São muitos e diversos os contratos na construção civil. Existem os contratos com os trabalhadores, com os fornecedores, com os clientes e ainda aqueles com diferentes parceiros.

Para dar conta de todo esse volume documental, a gestão precisa de mecanismos que ofereçam agilidade e praticidade na rotina de trabalho. Para isso, uma boa solução é aquela que permite trabalhar remotamente.

Ferramentas assim dispensam a necessidade de instalação de programas. Apenas com a utilização da internet, é possível trabalhar de onde e quando quiser. Isso garante muito mais produtividade tanto para os gestores quanto para as equipes.

3. Segurança com o armazenamento em nuvem

Outro grande benefício da tecnologia para a gestão de contratos na construção civil é a segurança. A digitalização dos documentos, a criação de histórico da atualização das informações e o armazenamento em nuvem garantem maior proteção e controle de documentos e registros.

O sistema também garante mobilidade e praticidade para lidar com os dados contratuais. Também é importante ressaltar que o acesso a essas informações pode ser restrito a usuários específicos e com permissão, o que aumenta ainda mais a segurança.

Destaca-se o fato ainda que, sem tanta documentação impressa, o risco de perder um contrato é muito menor. Em mesmo que isso venha a ocorrer por algum incidente digital, é possível recuperar os dados devido ao backup automático.

Inclusive, o ambiente na nuvem é mais seguro do que armazenamentos no próprio computador, em dispositivos móveis ou em local físico, já que estes estão sujeitos a roubos, incêndios, danos irreparáveis ou mesmo uma perda por descuido humano.

O armazenamento em nuvem conta com sistemas de cibersegurança como fragmentação de dados e criptografia, que evitam a ação de hackers, fraudes, roubos e outras ações mal-intencionadas.

Como você viu, ao adotar a tecnologia para a gestão de contratos na construção civil, você ganha muitos benefícios que são determinantes para o crescimento do seu negócio.

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