Como arquivar e armazenar documentos corretamente na sua empresa?

Sabe aquela hora em que você precisa encontrar documentos importantes e não consegue achá-los? Ou quando precisa adicionar uma cláusula no contrato e gasta um tempo enorme até encontrá-lo?

Se situações assim são comuns na sua rotina profissional, é um sinal de alerta. Muitas vezes empresas são apegadas a métodos ultrapassados de trabalho, os gestores acabam não percebendo os impactos negativos de uma gestão inadequada de documentos.

Se for computado, por exemplo, todo o tempo gasto com a busca de informações documentais e a quantidade de arquivos obsoletos no sistema da empresa, você provavelmente verá que a má organização documental pode estar contribuindo para a queda da produtividade e até com prejuízos financeiros para a empresa.

Por isso, se você tem alguma das dificuldades que comentamos acima e sabe que isso pode estar atrapalhando seu fluxo de trabalho, continue a ler este artigo.

Mostraremos como arquivar e armazenar documentos – para que o ganho de eficiência na sua gestão seja real!

O arquivamento e armazenamento eficiente de documentos

Um armazenamento eficiente de documentos é aquele que otimiza os processos, facilita a gestão e contribui para uma alta performance na rotina do profissional. Para tanto, você deve atentar para alguns fatores na hora de arquivar os documentos.

Veja a seguir!

Formas de arquivamento

Para definir a forma de arquivamento, é necessário considerar as características específicas dos documentos trabalhados na empresa.

Contratos, documentos jurídicos e peças administrativas, por exemplo, definirão o arquivamento adequado:

  • Se em formato digital ou físico;
  • O tempo que eles devem ser mantidos;
  • O correto descarte do documento;
  • Demais fatores relevantes para o fácil manuseio destas peças.

Locais de armazenamento

Também é importante delimitar um espaço para o armazenamento. No caso de documentos físicos que precisa ser mantidos na empresa, é preciso definir um local para a guarda documental – com armários, pastas e todo o material necessário para a organização. Também deve-se levar em conta as condições do ambiente, como temperatura e ventilação, para melhor preservação da documentação.

Contudo, a grande quantidade de papéis nas organizações pode demandar um trabalho árduo e uma infraestrutura onerosa, tornando essa opção inviável. Para facilitar, uma solução é o armazenamento digital.

O backup na nuvem – recurso cada vez mais necessário com o alto volume de dados corporativos – apresenta muitos benefícios para a gestão documental, como: grande capacidade de armazenamento, segurança de dados e informações e acesso remoto, facilitando a lida documental.

Acesso aos documentos

Outra dica é estabelecer regras de acesso aos documentos da empresa. Além de ser uma prática importante para a organização documental, é fundamental para garantir a segurança das informações.

Uma forma de delimitar essas normas é mapear os processos documentais. Isso ajuda a padronizar os procedimentos, da elaboração até o arquivamento de uma peça. Logo, é possível evitar perdas, erros ou outras falhas no processo – além de deixar claro para todos os envolvidos o correto procedimento para acessar e arquivar documentos.

No caso de contratos com clientes e fornecedores, por exemplo, em que é comum ocorrer várias alterações e revisões, definir quem tem acesso às peças e quem pode editá-las dará ao gestor mais controle sobre os arquivos – além de evitar problemas durante as negociações contratuais.

Para arquivos digitais, ferramentas online ajudam a restringir o acesso a usuários,armazenam e o histórico de edições.

Nomenclatura dos documentos

Um fator muitas vezes negligenciado – mas muito importante! – é a correta nomeação dos arquivos. Uma nomenclatura padrão facilita a busca pelos documentos, agilizando o acesso.

Cada empresa ou setor deve adotar um padrão interno que mais faça sentido à sua rotina. No entanto, algumas dicas gerais são úteis para o correto arquivamento. Use, por exemplo, datas (ano, mês e dia) e nomes simples – mas capazes de especificar o arquivo, contendo assunto e nome da empresa ou cliente.

Se necessário, acrescente a etapa do documento ou o número da versão (v.1, v.2 e assim por diante). Por exemplo:

  • 20190528 – Nota Fiscal – Empresa X
  • 20190528 – Contrato – Fornecedor Y
  • 20190528 – Minuta – Fornecedor Z – Revisão v.2
  • 20190528 – Minuta – Fornecedor Z – Aprovado

Mantendo padrões de nomenclatura, fica muito mais fácil organizar os documentos e encontrá-los com rapidez quando precisar!

Formatos de arquivos

Para tornar o processo de arquivamento ainda mais eficiente, defina o formato dos arquivos.

Algumas empresas ainda trabalham na sua maioria com papéis e documentos físicos – o que pode contribuir para a demora dos processos, dificuldade de encontrar informações, perda de prazos e deterioração de documentos.

Por outro lado, a digitalização dos documentos e o uso de contratos digitais pode facilitar a busca de dados, otimizar os processos e garantir mais segurança. Tornando possível, ainda, reduzir custos. Adotar ferramentas tecnológicas com esse fim pode ser o diferencial para tornar o armazenamento de documentos da sua organização mais eficaz.

Como podemos ver, o correto arquivamento de documentos é importante não apenas para garantir mais organização, como também para aumentar a produtividade, economizar tempo e ser mais eficiente na gestão documental. Seguindo as nossas dicas, você conseguirá estabelecer uma prática efetiva de arquivamento de documentos e obter melhores resultados para a sua gestão.

O que achou das nossas dicas? Comente abaixo se alguma delas já é uma prática na sua empresa.

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