Certificado digital e assinatura eletrônica: mais segurança e rapidez na gestão de contratos

Um dos processos mais burocráticos na área administrativa das empresas é a gestão de contratos e documentos. O processo de assinaturas, quando realizado manualmente, demanda tempo e deslocamento dos envolvidos até os cartórios para reconhecimento, por exemplo. Tudo isso acaba impactando nas entregas, que passam a ser muito mais demoradas. Mas com o crescimento de soluções digitais, a gestão de contratos e documentos pode ser simplificada, com um fluxo de trabalho otimizado e equipes mais produtivas.

Neste post vamos explicar como isso é possível através da adoção de assinatura eletrônica e certificado digital. Mas, antes disso, é importante entender as diferenças entre ambos, que muitas vezes são utilizados erroneamente como sinônimos. Confira:

Assinatura eletrônica X certificado digital

O primeiro passo para aplicar as soluções na sua empresa é entender o que são cada uma delas. A assinatura eletrônica se refere a qualquer mecanismo utilizado para identificação do indivíduo que interage em algum meio eletrônico. De modo geral, pode ser um login/senha, uma foto, uma impressão digital, um chip de cartão de banco, uma assinatura digital, entre outros recursos. Na assinatura de documentos eletrônicos, existem aplicativos que identificam o autor a partir de um cadastro validado a partir de sua conta de e-mail, por exemplo.  

Já o certificado digital é concebido necessariamente a partir da utilização da assinatura digital. Neste caso, mais do que assinar eletronicamente o documento, como citamos acima, há um recurso de segurança baseado em criptografia assimétrica, para garantir não só a autenticidade (quem foi) como a integridade (ninguém alterou) do documento eletrônico.  Assim, o certificado digital utiliza de criptografia para validar tanto quem está assinando o documento como para assegurar que o mesmo não sofreu qualquer modificação desde então. 

É importante salientar que, observando-se determinadas condições técnicas e jurídicas, ambas as situações possuem validade jurídica, sendo a assinatura eletrônica um meio geralmente mais simples de assinatura, que pode até mesmo ser complementado por um certificado digital, mas não precisa necessariamente dele para atribuir adequado nível de segurança para a operação.

Agora que você já sabe as diferenças,deve estar se perguntando: preciso ter as duas situações em minha empresa? A resposta é não, necessariamente. A assinatura eletrônica sem certificado digital já atribui validade jurídica ao documento, se observados determinadas condições e se as partes intervenientes já estiverem satisfeitas com o grau de segurança do recurso utilizado  recursos. 

Para utilizar um certificado digital que observe os critérios da legislação, a empresa precisa contar com o apoio de uma instituição homologada pelo ICP-Brasil, órgão instituído pelo Governo Federal através da medida provisória 2.200-2, de 2001. É o ICP-Brasil que regulamenta e acompanha a evolução dos certificados digitais, assegurando seu uso.

Como implantar a assinatura eletrônica na sua gestão de documentos?

A gestão eficaz de documentos, com redução do tempo para assinatura de contratos, pode ser uma realidade com o uso de soluções desenvolvidas especificamente para esta finalidade. É o caso do InContract, que atua em todo o processo de criação, alteração e assinatura de contratos, garantindo o acompanhamento e a transparência em toda a rotina envolvida neste trabalho.

 Entre as vantagens da utilização de uma solução que comporte a assinatura eletrônica podemos destacar:

  • Produtividade: centralizar a gestão de documentos em um único local facilita todos os trâmites do processo. Novas versões, assinaturas online e com validade jurídica, acompanhamento de cláusulas e validação de contratos são realizados com mais praticidade e rapidez. Além disso, o InContract possibilita o cadastro de modelos de minutas e contratos, eliminando a necessidade de se iniciar a produção de novos contratos do zero.
  • Segurança e transparência: todas as ações realizadas na gestão de contratos ficam gravadas e vinculadas aos usuários, que podem ter permissões predefinidas de acordo com as funções que exercem.  A assinatura eletrônica e o certificado digital são ferramentas eficazes também contra fraudes em documentações e apoio ao compliance da empresa. São soluções que estão cada vez mais presentes na rotina das empresas e que transformam a gestão de contratos em um trabalho muito mais transparente e seguro.

Quer conhecer melhor o InContract? Então entre em contato com a nossa equipe.

marlon-volpi

 

 

 

Escrito por: Marlon M. Volpi —  Advogado | OAB 12.828 – Especializado em Direito Eletrônico e Propriedade Intelectual

Escrito por: Adriana Bombassaro —  Diretora de Produtos da Teclógica

Artigos relacionados

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *