BPMN o que é e como facilita processos da gestão de contratos

Muito além de uma representação gráfica, o BPMN é uma ferramenta estratégica muito interessante para quem busca otimizar os processos da gestão de contratos. Com esta notação, é possível visualizar através de gráficos a organização e os processos do seu negócio. Isso significa ter mais transparência na gestão de contratos e é o primeiro passo para automatizar esta área, cada vez mais importante para a redução de custos e melhor relacionamento com fornecedores e clientes.

Neste post vamos falar sobre o que é o BPMN e quais as vantagens para a gestão mais eficiente de documentos. Veja ainda como aplicá-lo na sua empresa e por que é importante ter este olhar antes de implantar novas ferramentas de gestão.

BPMN o que é ?

Fluxo BPMNBPMN significa Business Process Management Notation (Notação de Modelagem de Processos de Negócio). É, basicamente, uma notação gráfica oriunda do conceito de Business Process Management (BPM), e auxilia no mapeamento de processos.

Essa representação gráfica ajuda a modelar os fluxos de processos e é determinante para que a gestão de contratos e documentos ocorra de forma mais eficiente. É importante destacar que, mesmo que a sua empresa ainda não adotou o BPMN, ela com certeza já conta com um processo, mesmo que informal.

A diferença é que através do BPMN, todo o trabalho fica visualmente mapeado, muito mais transparente e com informações claras para a melhoria contínua. Um processo bem mapeado e desenhado dá aos gestores e profissionais a oportunidade de identificar gargalos e desafios que precisam ser vencidos dentro da rotina da empresa.

As vantagens do BPMN na gestão de contratos

Portanto, quando um processo deixa de ser informal para ser visualmente mapeado, ele será de conhecimento de todos os envolvidos. Uma visão sistêmica da organização, aprovações e análise de contratos permitirá que a empresa adote novas etapas ou elimine retrabalhos.

Também vai garantir, através de mais visibilidade, transparência em relação aos processos. Quando o trabalho está claro, consequentemente há mais segurança. Prazos de renegociação e renovação, versionamentos, alterações e aditivos serão vistos globalmente, com informações mais claras sobre os envolvidos e as ações de cada etapa. Isso significa mais controle, especialmente em âmbito jurídico. Afinal, contratos bem redigidos e controlados dificilmente resultarão em contestações e processos judiciais. 

Quais as vantagens do BPMN para quem vai adotar ferramentas de gestão de contratos?

Existem diversas vantagens do BPMN para a gestão de contratos. Entre elas, podemos destacar:

  • Processos otimizados: fazer o levantamento e mapear o processo através da representação gráfica ajuda a entender melhor gargalos e a identificar oportunidades de melhorias. A aprovação, por exemplo, pode acabar sendo concentrada em pessoas chave, reduzindo a necessidade de envolvimento de mais pessoas e o consequente atraso na finalização de contratos.
  • Transparência e controle: a representação gráfica do BPMN deixa claro o envolvimento dos profissionais em cada etapa do fluxo da gestão de contratos, quem são os responsáveis por cada etapa. Assim, há um controle muito maior e clareza em relação às responsabilidades dos envolvidos.
  • Mais produtividade: consequentemente, essa visualização que resulta em melhorias aumenta a produtividade da equipe. Menos retrabalho, acionamento das pessoas certas, mais agilidade para manter os contratos da empresa em dia e de acordo com as necessidades de cada serviço que eles representam.

Ter um sistema que utilize o BPMN para modelagem dos processos de gestão de documentos não só garantir etapas mais sistematizadas, claras e precisas, como também mais produtividade das equipes, eliminando retrabalhos e possíveis falhas. Outra questão essencial é a proteção das informações, já que tudo estará mais evidente através da notação gráfica, bem como de sua aplicação dentro da sua solução de gestão de contratos

E as vantagens do BPMN com o apoio da tecnologia não se limitam a grandes corporações. Mesmo empresas menores contam com um processo já criado, mesmo que informal. Torná-lo mais transparente é o primeiro passo para o crescimento do trabalho de gestão, que irá apoiar toda a empresa, em diferentes frentes. Ou seja: processos claros e bem mapeados e uma boa ferramenta de gestão são garantias de transparência e segurança para a empresa, independentemente do tamanho dela.

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Assinado por: 

 

Aloisio Arbegaus — Diretor Comercial da Teclógica

 

 

 

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