Como mapear processos de aprovação de contratos com o BPMN?

Muito aplicada para modelar processos de negócio, a notação BPMN é intuitiva e torna fácil a compreensão de todos os caminhos que um documento deve percorrer. Com ela, ainda é possível evitar ruídos na comunicação entre as equipes da empresa, fazendo do processo muito mais eficiente.

Deseja entender mais sobre este assunto para otimizar o gerenciamento de contratos na sua empresa? Então, continue a leitura! Neste post, vamos explicar o que é o BPMN e qual a importância de um diagrama para que você alcance os resultados esperados.

 

Afinal, o que é o BPMN?

No contexto do Business Process Management (BPM) – uma disciplina ou metodologia que visa a gestão com foco em processos para tornar as organizações mais eficientes – tem-se o BPMN, uma linguagem usada para representar a modelagem dos processos de negócio.

O BPMN é, portanto, uma notação gráfica que estrutura e representa cada uma de suas fases por meio de um diagrama. Trata-se de uma simbologia que, ao mesmo tempo, não deixa de ser intuitiva e de fácil compreensão – o que permite um melhor alinhamento.

Para tanto, o BPMN utiliza uma série de elementos, representando cada ação por meio de um símbolo. Isso permite que a empresa comunique os processos de maneira padronizada, facilitando a compreensão de todos os colaboradores e envolvidos.

Elementos e símbolos do BPMN

Há 4 (quatro) categorias de elementos com a sua respectiva simbologia. De modo sucinto, podemos classificá-los da seguinte forma:

Objetos de fluxo (elementos descritivos do BPMN):

Evento: algo que ocorre durante os processos, simbolizado por círculos;

Atividade: é o trabalho executado, cujo símbolo é um retângulo;

gateway

Gateway: são pontos que definem a sequência de fluxo, mostrados como losangos.

Objetos de conexão (elementos que conectam os objetos de fluxo):

Fluxo de sequência: sequência das atividades do processo, simbolizado por setas;

Fluxo de mensagem: fluxo de mensagens entre participantes, por meio de uma seta tracejada;

Associação: associa artefatos aos objetos de fluxo, com uma linha pontilhada.

Swim lanes (representação gráfica da divisão dos processos entre diferentes áreas):

Piscina: representa as atividades e os participantes de um processo;

Raia: subdivisão da piscina para organizar e categorizar cada área e atividade, bem como seus responsáveis.

Artefatos (dados e informações complementares):

Enriquecem o diagrama fornecendo mais detalhes por meio de objetos de dados, grupos e anotações.

como mapear processos

Quais os benefícios de um diagrama BPMN?

Agora que você possui uma visão geral de como funciona o diagrama BPMN, é preciso entender como ele pode ser vantajoso para a sua empresa.

Vale mencionar que todo processo administrativo pode ser modelado com o BPMN, como é o caso da gestão de contratos. E essa notação gráfica traz contribuições significativas para o alcance dos resultados esperados nos processos contratuais. Entenda o porquê:

Redução do custo operacional

No mapeamento de processos para fins de acompanhamento de contratos, o BPMN ajuda a controlar as contratações realizadas pela empresa, criando um fluxo de aprovação claro. Com a visualização padronizada dos processos, o andamento de cada etapa pode ser analisado com precisão, algo que contribui para a identificação de falhas e oportunidades.

Na gestão de contratos de fornecedores, o arquivamento e a rescisão contratual são etapas que demandam muito tempo o que pode representar um ponto crítico, por exemplo. Assim, a modelagem com o BPMN identifica melhorias, possibilitando, consequentemente, reduzir custos operacionais oriundos de ameaças e gargalos e aproveitar as oportunidades.

Acompanhamento das atividades em um só lugar

Com uma notação gráfica de fácil entendimento e bastante intuitiva, o BPMN permite visualizar todas as atividades e equipes da empresa, evitando ruídos de comunicação e melhorando o fluxo de informações. Com isso, desde a modelagem de processos até a aprovação de contratos, isso se torna mais fluido, claro e eficaz.

O acompanhamento de todas as atividades em um só lugar contribui para a automação dos processos entre diferentes departamentos do negócio, diminuindo o número ou até mesmo compactando-as para ser agilizadas, além de facilitar a execução das tarefas.

Mais agilidade nas operações

Com o BPMN, os processos são padronizados, garantindo maior agilidade nas operações. Desde a contratação de fornecedores (avaliação, seleção e fechamento), passando pela elaboração até o momento pós-assinatura (que envolve outros setores, como administrativo, financeiro ou compras), a notação reduz o tempo gasto com as atividades.

E, ainda, toda a aprovação de contratos é facilitada: as etapas como definição de escopo, níveis de serviços acordados, preço, prazos e multas ficam melhor discriminadas. Deixando o percurso dos documentos claro a todos os envolvidos, com a certeza da correta execução do processo.

Como você pode ver, ao mapear processos com diagrama BPMN, você ganha simplicidade, agilidade e credibilidade, garantindo melhorias contínuas e maior desempenho produtivo.

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