Como automatizar processos nos diferentes departamentos da sua empresa

Já se sabe que a automação de processos em diferentes departamentos promove a eficiência das operações, reduz custos operacionais, fornece relatórios para uma tomada de decisão mais assertiva e também aumenta as vendas.

Isso porque, por meio de softwares, o fluxo de informações se torna abrangente e inclusivo. Quando o nível de conhecimento nos diferentes departamentos é elevado, os resultados organizacionais são mais consistentes com o comprometimento das equipes e a rotina da empresa.

Neste post vamos falar sobre a importância da abrangência da automação de processos, por que ela deve ser setorial e quais os cuidados para que sua implantação seja eficiente a fim de garantir à empresa se torne mais estratégica. Confira!

Por que a automação de processos deve ser abrangente?

Diferentes setores são como engrenagens que fazem uma organização funcionar, desenvolver-se e ampliar sua capacidade de produção e geração de resultados. Quando uma dessas engrenagens falha, todo o sistema padece.

Uma das causas de falha desse sistema de compartilhamento de informações é uma rotina burocratizada em que colaboradores não têm autonomia para desempenhar atividades que poderiam beneficiar a organização.

Sendo assim, a otimização de processos com a implantação de soluções tecnológicas deve ser prioridade para gestores que pretendem alcançar sucesso organizacional nos seguintes aspectos:

  • Maior eficiência com diminuição de falhas por falta de dados e comunicação entre os setores;
  • Inovação e alinhamento com práticas de gestão, o que garante a competitividade da empresa;
  • Conquista de qualidade total em operações mais padronizadas;
  • Reforço dos valores da empresa e, como consequência, do relacionamento dos clientes com a marca.

Quais são os cuidados para que a implantação seja eficiente?  

Para que um projeto de automação de processos seja eficiente, é preciso que ele seja mensurável. A maior dificuldade é definir as métricas intangíveis, como a satisfação dos colaboradores e dos clientes.

Mesmo com essa dificuldade, é necessário fazer um mapeamento de processos e delimitar seu início e seu fim, quais objetivos a empresa pretende alcançar com a implantação e quais são as competências e os recursos exigidos para que ela seja efetiva.

Alguns dos cuidados a serem tomados envolvem:

  • Atualização constante a fim de evitar uma defasagem tecnológica do sistema;
  • Tempo para que ocorra a adaptação dos colaboradores às rotinas do sistema em período mínimo, mas dentro do necessário para total implantação da solução;
  • Monitoramento do desempenho dos envolvidos quanto à nova rotina e das áreas afetadas pela mudança, por meio de análise de KPIs;
  • Levantamento do aumento ou da diminuição da produtividade como consequência da adaptação aos novos recursos.

Com a delimitação de objetivos na implantação de sistemas tecnológicos em todos os setores e etapas do processo, é possível definir quais estratégias serão utilizadas, além de identificar e sanar possíveis gargalos. Isso permite minimizar os efeitos das mudanças na rotina de trabalho de toda a organização.

Dessa forma, ao acompanhar os índices de desempenho por meio de KPIs e realizar um monitoramento constante da atuação dos colaboradores e da cultura organizacional, será possível diminuir os riscos da automação de processos e ampliar os investimentos em TI.

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