Como assinar contratos online?

O mundo jurídico e as organizações como um todo estão se inserindo cada vez mais na transformação digital. Se você já faz a digitalização de documentos na sua empresa, então deu o primeiro passo para a inovação. O próximo é começar a assinar contratos online para conquistar ainda mais eficiência e segurança na gestão de documentos.

Quer entender melhor como funciona a assinatura digital? Neste artigo, vamos explicar os passos para assinar documentos online, como fazer isso pelo celular e as vantagens que você ganha ao adotar essa prática. Entenda a seguir!

Entenda as etapas para assinar contratos online

Assinar documentos jurídicos de forma online é um processo muito simples e rápido. Antes de começar a assinar, é importante saber que a assinatura digital tem um ciclo de vida.

Para sua configuração, será criado um código associado ao documento digital e também uma chave criptográfica para os assinantes. Outra etapa do ciclo é a validação das assinaturas.

Na chave será armazenada a assinatura digital. Ela também pode conter um processo de revalidação, que permite a prorrogação do documento por meio de uma reassinatura.

Uma vez feito isso, a empresa deve seguir os seguintes passos:

  1.   Faça upload do contrato: insira o documento (em formato do Word ou PDF) na plataforma de assinaturas online.
  2.   Adicione os signatários: indique os nomes e os endereços de e-mail das pessoas que devem assinar o contrato. Se quiser, você também pode determinar a ordem das assinaturas.
  3.   Indique os campos: na plataforma de assinatura digital, adicione os campos a serem preenchidos, como assinaturas, datas e outros.
  4.   Envie o contrato: clique em enviar para que os destinatários recebam o link do arquivo por e-mail.

Ao receber o documento, o responsável seja cliente, fornecedor ou parceiro deverá seguir os passos:

  1.   Abrir documento: em seu e-mail, a parte destinatária deve abrir o contrato no link indicado.
  2.   Rubricar: ao clicar no botão “rubricar” ao final de cada página do documento, o assinante pode selecionar um estilo de assinatura proposto pela plataforma ou assinar manualmente (com caneta ou mouse).
  3.   Assinar: no final do documento, basta criar a assinatura no campo indicado e concluir.

Estando o documento finalizado, ele será armazenado na plataforma, permitindo fácil e rápido acesso. Com um recurso chamado “carimbo de tempo”, ainda é possível verificar a data e a hora em que a assinatura foi feita. É uma ferramenta importante, pois confere mais credibilidade e autenticidade ao documento.

Vale lembrar que é indicado ter um sistema que faça a elaboração de contratos, o controle e o armazenamento de documentos pré-assinatura. Com um software de gestão de contratos e documentos jurídicos, por exemplo, você pode otimizar não apenas essa etapa, mas todo o ciclo de vida de um documento.

Saiba como assinar contratos pelo celular

A assinatura digital pode ser feita pelo computador, tablet e até mesmo pelo celular. Você não precisa passar por aquele longo processo de imprimir, assinar, digitalizar, enviar para o responsável pela assinatura e depois esperar que a outra parte faça o mesmo.

Para assinar pelo mobile, ao acessar e abrir o arquivo, a parte destinatária cria sua assinatura manualmente – com o dedo ou uma caneta – na tela do celular.

Ao salvar a assinatura criada, basta dimensionar e posicionar no local adequado no contrato. Uma vez assinado, o usuário só precisa enviar o documento para a outra parte.

Veja as vantagens da assinatura digital

Como você viu, não tem segredo para assinar contratos online. Além de ser muito simples, a assinatura digital oferece várias vantagens para as empresas. Veja as principais!

Otimização de processos

Com as plataformas para assinatura digital, os processos são simplificados e otimizados. Isso significa mais facilidade e eficiência nos fluxos de trabalho.

Agilidade

As partes envolvidas no contrato só precisam de alguns cliques para assinar online. Com muito mais agilidade, a empresa economiza tempo e aumenta a produtividade, melhorando seus resultados.

Redução de custos

Ao eliminar uma quantidade incomensurável de documentos impressos, a empresa diminui gastos com papel, tinta para impressão, envio de documentos, armários para armazenamento e espaços na empresa para o arquivamento de contratos.

Segurança

Assinar contratos online traz plena segurança para as partes. Com certificado digital e sistema criptográfico, a assinatura digital permite identificar a autenticidade dos signatários e verificar adulterações nos documentos.

Mobilidade

Clientes, fornecedores e parceiros de qualquer lugar do mundo podem assinar contratos online praticamente em tempo real. Isso significa mobilidade, praticidade e conforto.

Agora que você conhece os processos e as vantagens de assinar contratos online, entenda melhor sobre a validade jurídica dos documentos eletrônicos! Saiba como a legislação brasileira se posiciona sobre esse aspecto e garanta já os benefícios da assinatura digital para o seu negócio!

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2 Comentários


  1. Vcs oferecem esse serviço? E depois? Vcs mandam cópias físicas aos signatários?

    Responder

    1. Olá Wendell, nosso produto o InContract é responsável pelo gerenciamento dos trâmites de documentos, contratos, etc e temos integração com sistemas de assinatura online, onde os envolvidos ao assinarem recebem em seu e-mail as cópias. Tudo é feito online.

      Responder

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