5 verdades sobre administração de contratos

Ter uma boa administração de contratos no âmbito jurídico é essencial para garantir mais agilidade na prestação de serviços e obter melhores resultados financeiros e operacionais. Isso porque o gerenciamento assegura um maior controle sobre os processos, gerando ganho em produtividade e menores custos, além de tornar o seu serviço estratégico.

Pensando nisso, vamos mostrar 5 fatos sobre administração de contratos para que você evite problemas com prazos, desperdício de tempo e erros durante os processos jurídicos.

Entenda melhor, a seguir!

A importância da administração de contratos no âmbito jurídico

Tratando-se do setor jurídico, é impossível não pensar em administrar contratos, tão usuais e necessários nesse ramo. Por isso, o profissional da área ou o departamento jurídico da empresa deve ter controle sobre todos os seus documentos, a fim de não colocar os serviços em risco ou, até mesmo, comprometer a sua continuidade.

Desde a elaboração até o encerramento, cada etapa precisa ser devidamente monitorada e analisada. Nesse contexto, a gestão é importante por diversas razões:

  • Proporciona segurança jurídica, garantindo que exigências e objetivos acordados sejam cumpridos pelas partes envolvidas;
  • Evita o descumprimento de cláusulas, o que pode levar até mesmo ao distrato;
  • Diminui a incidência de erros, de desperdício de tempo, de problemas com prazos e a possibilidade de que esses documentos sejam perdidos;
  • Faz com que a empresa não tenha custos com multas e diversas outras penalidades ou precise enfrentar litígios judiciais;
  • Melhora o relacionamento entre empresa e fornecedores ou clientes;
  • Facilita as atividades e os processos contratuais, tornando a atuação do gestor ou advogado mais estratégica.

 

Portanto, se você ainda não adota essa tática, veja algumas verdades sobre administração de contratos que vão ajudar você a gerenciar melhor o processo:

5 verdades sobre administração de contratos

1. Organização não é opcional

É inegável: casos que envolvem falhas, perda de deadlines e/ou falta de cumprimento dos acordos firmados, em grande parte, têm a ver com a falta de organização.

Por isso, os contratos devem ser bem armazenados, facilmente localizáveis e padronizados. Isso é ainda mais importante quando envolve mais do que duas partes, incluindo empresa, clientes, parceiros ou fornecedores – o que torna o processo mais complexo.

Para manter a organização dos documentos, você pode separá-los por categorias, criar a relação das empresas que fazem uma padronização na elaboração do contrato.

2. Gestão de documentos é importante

Outra verdade que precisa ser dita: não é incomum que um documento importante fique esquecido no meio de tantos outros. Por isso, é essencial que haja revisões periódicas dos contratos para monitorá-los adequadamente.

Avaliar os prazos que constam nos termos contratuais, a validade do negócio firmado e a data de renovação. Tudo isso ajuda não só na organização, mas também no cumprimento legal de todos os acordos, além da redução de problemas.

3. Relatórios atualizados evitam erros

Para otimizar mais a administração de contratos e obter melhores resultados, também é verdade que você precisa de relatórios. Eles são fundamentais para fazer consultas, realizar análises precisas e verificar o cumprimento dos termos e das cláusulas contratuais.

Relatórios personalizados, conforme cada negócio, são também eficazes, pois permitem um monitoramento bastante alinhado com a realidade do setor. Isso possibilita avaliações que sejam pontuais e condizentes, evitando a incidência de erros.

4. A tecnologia é uma forte aliada

Hoje, a ausência de uma tecnologia especializada pode ser considerada como um obstáculo para o crescimento dos negócios.

Além de ser mais profissional e adequado às condições modernas das relações comerciais, o uso de tecnologia na gestão de contratos traz vários benefícios:

  • Torna o fluxo de trabalho mais eficiente, dinâmico e otimizado;
  • Transforma a administração de contratos em uma atividade simples e ágil;
  • Permite o fácil acompanhamento de uma elevada quantidade de contratos;
  • Armazena os documentos com muito mais organização e segurança.

5. Uma cultura de gerenciamento de contratos faz diferença

Segundo pesquisa, empresas com alta performance em gestão de contratos levam em média 40 dias do tempo médio do ciclo para criar, negociar e aprovar contratos contra 49 dias comparadas às concorrentes.

Por isso, é urgente que os negócios criem uma cultura e política de gestão de contratos. É preciso estabelecer diretrizes claras e objetivas sobre a elaboração e a organização desses registros. Também é importante uma equipe responsável pelo setor, com colaboradores que sejam devidamente capacitados e recebam treinamento periódico.

Como você viu, a gestão é fundamental tanto para o bom funcionamento de uma empresa quanto para a eficiente prestação de serviços na área jurídica. Pois evita falhas, processos judiciais, prejuízos financeiros e vários outros obstáculos.

Esperamos que todos estes fatos sobre administração de contratos auxiliem esclarecer  a você sobre a importância da questão. E, assim, alcançar resultados expressivos e garantir a satisfação de seus clientes. Descubra mais sobre as funcionalidades deste método, clicando aqui!

 

 

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