Administração de compras: dicas práticas e tendências

A administração de compras e suprimentos tem sido cada vez mais vista como uma das áreas estratégicas de um negócio. Afinal, é esse setor que garante os insumos para a empresa funcionar, sem deixar de lado o uso racional dos recursos financeiros.

Para trazer melhores resultados e reduzir custos, a administração de compras e suprimentos precisa ser eficiente. E uma das formas de conseguir isso é sabendo identificar e evitar falhas no processo.

 

Quer saber como? Então, confira essas dicas e tendências na administração de compras e suprimentos e melhore a sua estratégia de gestão de compras!

Como evitar falhas na administração de compras e suprimentos?

Conheça a demanda da sua empresa

Para que todo processo flua bem, é imprescindível ter um bom planejamento. E isso não é diferente no processo de compras. Para evitar falhas, é fundamental prever o que é necessário para o bom funcionamento do negócio.

Sendo assim, o gestor deve conhecer a demanda da empresa. Ou seja, deve saber o que comprar e o momento certo para fazer isso. Nesse contexto, é importante conhecer as possíveis sazonalidades, entender quando ocorrem variações de preços e ter pleno conhecimento do estoque da organização.

Analise o estoque periodicamente

Ter cuidado com o estoque é um dos pontos-chave para diminuir a incidência de falhas no processo de compras. Uma forma de evitar a falta de suprimentos é determinar o nível mínimo de estoque conforme as necessidades da empresa.

Para isso, é preciso ter um bom controle da entrada e saída de produtos. Dessa forma, você sempre saberá quando deve realizar as aquisições.

Ao mesmo tempo, determine uma quantidade máxima de insumos, buscando manter o seu estoque em equilíbrio. Assim, você evita o excesso de itens, cujo desperdício pode gerar prejuízos ao negócio.

Utilize técnicas como a curva ABC

Para uma administração de compras e suprimentos eficaz, também é importante utilizar estratégias – como o procurement – e técnicas – como a curva ABC. A curva ABC de estoque é um método muito utilizado para classificar itens de acordo com a sua importância para o funcionamento da empresa. Eles são divididos em três classes:

  • Classe A: são os itens mais importantes, que requerem maior controle do gestor, representando 20% do estoque.
  • Classe B: corresponde a 30% dos produtos do estoque, tendo maior valor agregado logo depois dos produtos da classe A.
  • Classe C: engloba a maior parte dos produtos, representando 50% do restante do estoque.

Ao aplicar a curva ABC, o gestor tem muitos benefícios. Por exemplo:

  • Evita falta no estoque;
  • Reduz gastos com desperdícios e excessos;
  • Garante o fluxo adequado de produtos;
  • Toma melhores decisões.

Tenha fornecedores parceiros

Uma dica valiosa para evitar problemas na administração de compras e suprimentos é construir um relacionamento sólido e de confiança com os fornecedores. Tenha em mente que eles são parceiros estratégicos do seu negócio.

Por isso, a primeira atitude é fazer a seleção e contratação de fornecedores que realmente atendam aos requisitos e às necessidades da empresa. Além disso, o bom alinhamento entre as partes é essencial.

Faça orçamentos, negocie valores e condições de pagamento e deixe claro quais são as expectativas da organização. Questões como preços, prazos e qualidade devem ser previamente detalhadas e acordadas.

Construa uma gestão de contratos automatizada

Outra forma de evitar falhas e gargalos nos processos de compra é contar com auxílio da tecnologia. Ao automatizar tarefas manuais e repetitivas, as ferramentas tecnológicas não só aumentam a eficiência do negócio, como reduzem o índice de erros humanos.

A parte de gestão de contratos, minutas e outros documentos com fornecedores, por exemplo, pode ser facilmente desburocratizada por meio de softwares especializados. Que facilitam a elaboração e aprovação de documentos, bem como o gerenciamento e cadastro de parceiros.

Além disso, os softwares permitem melhor acompanhamento da execução dos contratos. Assim, é possível monitorar fatores, como pedidos de compra, e você não corre o risco de perder o controle sobre a validade do acordo. Consequentemente, o gestor toma melhores decisões, por exemplo, sobre renovações ou busca por novos fornecedores.

Falando em inovação, acompanhar as tendências tecnológicas é fundamental para garantir mais eficiência na administração de compras e suprimentos.

Para saber mais, entenda agora como os smart contracts vão mudar o setor de compras!

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