Administração de compras e suprimentos: como gerir a documentação?

A gestão de documentos é um processo fundamental para a organização dos negócios. E, na área da administração de compras e suprimentos, isso é ainda mais necessário.

Nesse setor, é comum o acúmulo de um grande volume de documentos. Afinal, o setor é responsável por obter insumos e mercadorias para a empresa, além de realizar manutenções e compras de equipamentos e materiais de infraestrutura, entre outras necessidades.

Isso significa que o setor deve concretizar todas as demandas internas da empresa, que envolvem seu bom funcionamento. Por isso, a administração de compras e suprimentos precisa ter um bom gerenciamento de documentos, a fim de manter histórico, controle e agilidade nos processos. 

Entenda mais a seguir!

 

Como funciona o setor de compras e suprimentos de uma empresa?

Quando falamos em administração de compras e suprimentos, primeiramente é preciso entender que a gestão vai muito além da realização das aquisições propriamente ditas.

Enquanto a parte de compras se concentra no processo de adquirir os bens e serviços, a de suprimentos lida com as atividades relacionadas à aquisição, negociação com fornecedores e seleção dos insumos críticos para a empresa.

Sendo assim, para fazer a administração de compras e suprimentos, não basta apenas comprar, mas também:

  • Determinar requisitos e especificações de compra;
  • Assegurar o preço, o prazo e a qualidade das aquisições;
  • Registrar cotações e negociações;
  • Selecionar e cadastrar fornecedores;
  • Emitir pedidos;
  • Controlar o estoque;
  • Aprovar pagamentos a fornecedores;
  • Fazer a conferência de recebimento das entregas;
  • Armazenar os itens adquiridos.

Com isso, podemos perceber que o processo de compras se inicia com uma determinada demanda, com a necessidade por algum item, mas não para por aí. Toda a dinâmica da administração de compras e suprimentos envolve um extenso ciclo de compra.

Consequentemente, vários documentos são necessários para os processos internos e externos de compras e suprimentos, tais como:

  1. Solicitação de compra, que pode ser feita por um ou mais setores;
  2. Solicitação de cotação e seleção de fornecedores;
  3. Contratos com fornecedores;
  4. Termos de autorização de compras;
  5. Ordens de compra ou serviço;
  6. Comprovantes de recebimento dos itens;
  7. Faturas das compras.

Como fazer uma boa administração dos documentos do setor de compras e suprimentos?

Como vimos, são muitos os documentos que passam por esse departamento. Para tornar sua gestão mais eficiente, veja algumas boas práticas!

1. Aposte na digitalização dos documentos

Com tantos documentos na rotina da administração de compras e suprimentos, o manuseio e o armazenamento físicos apenas dificultam as tarefas.

Procurar um documento impresso, buscar informações, armazenar no local correto, controlar prazos e pagamentos – tudo isso gera um grande esforço e perda de tempo.

Por outro lado, a digitalização contribui para o fácil acesso aos documentos, e de qualquer lugar,permitindo localizar os dados necessários com agilidade e remotamente. Além disso, você reduz custos com impressões e mantém os documentos mais seguros, longe de perdas ou deteriorações.

2. Adote ferramentas online colaborativas

Ferramentas online colaborativas também facilitam a gestão dos documentos, sendo muito úteis, por exemplo, nas etapas de negociação e aprovação de contratos com fornecedores, clientes ou filiais.

Por ser online, esses recursos permitem que todos os responsáveis pelos documentos e as partes envolvidas em um acordo tenham acesso ao arquivo, podendo fazer edições com mais facilidade.

Além das alterações ficarem armazenadas em um histórico, é possível controlar o acesso ao documento, liberando apenas para os usuários permitidos. Tudo isso confere mais eficiência e segurança à gestão.

3. Utilize assinaturas digitais ou eletrônicas

Outra boa prática é adotar as assinaturas eletrônicas ou digitais, um recurso que facilita a etapa de aprovações e que traz mobilidade aos envolvidos. Afinal, é possível aprovar e assinar o documento de qualquer lugar.

Dessa forma, a logística do ciclo dos documentos é facilitada, de modo que cada responsável – diretor da empresa, gestor de compras e fornecedores – pode estar em lugares diferentes, sem que isso comprometa a aprovação de uma compra.

4. Centralize os documentos em um software

Você já percebeu que a tecnologia é crucial para gerir os documentos, certo? Para que a administração de compras e suprimentos seja ainda mais eficiente, você pode contar com um software especializado em gestão de documentos.

Assim, você centraliza tudo em um só lugar, padroniza as etapas do processo de compras e ainda integra os diversos setores da empresa, como compras, financeiro, vendas e estoque. Inclusive, lembre-se de que também é importante contar com o setor jurídico ou um advogado parceiro para garantir os requisitos legais nos documentos.

Seguindo essas dicas, sua gestão de documentos ficará mais ágil, simples e segura. Agora já sabe como ter uma administração de compras e suprimentos mais eficiente? Deixe seu comentário abaixo e nos conte se já adota essas práticas!

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