5 dicas para otimizar a comunicação interna da sua empresa

Comunicar-se é um processo natural na vida de qualquer ser humano desde os primeiros momentos. Olhares, gestos e choro são os primeiros indicativos de que queremos passar alguma mensagem adiante. Conforme crescemos, nossas formas de comunicação vão evoluindo para acompanhar nossas necessidades. No mundo corporativo, o processo segue um fluxo parecido. Para que a forma como uma empresa se comunica continue assertiva com o passar do tempo, é preciso otimizar a comunicação interna.

A forma como sua empresa se comunica com os colaboradores, e como essa comunicação se dá (ou não) do lado inverso, influi diretamente no ambiente de trabalho e, consequentemente, dita o nível de alcance de resultados.

Neste post, trouxemos 5 dicas sobre como sua empresa pode mudar ou potencializar a forma como conversa com seus colaboradores a fim de mantê-los envolvidos e comprometidos com os objetivos.

1. Dê voz aos seus colaboradores para otimizar a comunicação interna

Qualquer conversa que não envolva pelo menos duas partes deixa de ser uma conversa. Vira monólogo. E ouvir um monólogo enquanto sabemos que também temos algo para compartilhar pode se tornar chato. Muito chato.

Como já falamos, permitir que seus colaboradores participem da conversa faz com que eles se sintam envolvidos. Colaboradores que são ouvidos tendem a se comprometer mais com o alcance dos resultados.

Essa via de mão dupla pode ser estabelecida tanto na relação direta entre líder e liderado como também por meio de um canal específico que sua empresa pode estabelecer para que os colaboradores expressem suas ideias diretamente à área responsável (Relações Institucionais, Ouvidoria, RH, Comunicação, e outras).

O importante é garantir que eles sejam ouvidos e que recebam feedback sobre a opinião da empresa com relação às contribuições e sugestões que fazem.

2. Dê feedbacks sempre

Em uma empresa, o processo de comunicação vai muito além das práticas de divulgar informações e ouvir a opinião dos colaboradores. Algo primordial no esforço de otimizar a comunicação interna é a utilização do feedback como forma de acompanhamento do desempenho do processo comunicativo.

Isso se aplica tanto à esfera macro, quando sua empresa dá e recebe feedback acerca da recepção e reação dos colaboradores em relação a assuntos mais globais, como também à esfera micro, nas relações entre líderes e liderados, e entre as equipes de trabalho.

Neste último ponto, o feedback pode ser uma ferramenta poderosa para evitar e também resolver conflitos entre pessoas, para identificar colaboradores insatisfeitos ou com baixa performance, e para detectar talentos que estariam se desenvolvendo melhor em outra área, por exemplo.

3. Torne a informação acessível

Não adianta ter as melhores práticas e melhores estratégias de comunicação interna se sua empresa não toma o cuidado de garantir que essas informações cheguem a todos os níveis.

Todos os colaboradores são fundamentais para que sua empresa alcance seus objetivos, independentemente do nível hierárquico. Se não fosse assim, a empresa não estaria investindo esforço, tempo e dinheiro na manutenção e no desenvolvimento de todos eles.

Tão importante quanto manter a informação ao alcance de todos, é permitir que todos tenham voz. Não cometa o erro de subestimar o poder da informação retida por uma pessoa de nível hierárquico inferior. Um colaborador do nível operacional, por exemplo, pode conhecer uma solução simples, barata e assertiva para um problema de processo produtivo com o qual sua empresa vem lidando há meses.

4. Leve a interação para fora do ambiente de trabalho

Outra forma eficaz de fortalecer as conexões entre seus colaboradores é promover eventos ou ações externas, ou fazer isso por meio de parcerias com outras instituições.

Se seus colaboradores sentem que estão no meio de estranhos enquanto estão inseridos no ambiente de trabalho, as conversas não acontecem e as informações não circulam. A comunicação não flui.

Algumas empresas costumam promover eventos e ações de integração, como olimpíadas, gincanas, festas e encontros de confraternização para que seus colaboradores possam sair por um momento do ambiente profissional e trocar experiências de vida, fortalecer os laços de amizade e se conhecerem melhor.

Isso ajuda a criar um ambiente mais favorável à troca de informação e auxilia sua empresa no esforço de otimizar a comunicação interna.

5. Peça ajuda à tecnologia

Quando se trata de otimizar a comunicação interna, a tecnologia pode ser uma aliada poderosíssima na aplicação das estratégias. Em alguns casos, ela pode ser, inclusive, o fator determinante do sucesso (ou fracasso) de todo seu esforço.

Mas antes de sair por aí comprando qualquer solução que ofereçam para sua empresa, é indispensável entender como seus colaboradores interagem com a informação.

Identifique quais são os canais que sua empresa já utiliza no processo de comunicação interna (mural, email, TV corporativa, revista, reuniões periódicas, ouvidoria e outros). Analise quais deles são utilizados com mais frequência, por quais níveis e para quais finalidades.

Para otimizar a comunicação interna da sua empresa, é essencial que os canais utilizados para conversar com os colaboradores estejam alinhados com a sua cultura organizacional. Além disso, é preciso saber quais são os canais que conseguem ter mais assertividade na tarefa de comunicar. Muitas vezes, sua empresa pode estar desperdiçando esforço, tempo e dinheiro em algo que não traz os resultados esperados.

Combine todos esses dados, alinhe sua necessidade ao seu orçamento e à sua estratégia, e veja, entre todas as possibilidades que as diversas tecnologias de comunicação podem oferecer, quais são as melhores opções para a sua empresa.

Conclusão

Otimizar a comunicação interna nem sempre é simples, nem sempre é fácil. Mais do que melhorar a forma como sua empresa se comunica com os colaboradores, é preciso garantir que essa comunicação seja planejada, a fim de que possa ser assertiva, clara e sem ruídos ou desvios. Assim, as informações certas chegarão no momento certo para as pessoas certas.

Seguindo essas dicas, sua empresa pode melhorar não apenas a comunicação, mas também o ambiente de trabalho, o clima organizacional, e, consequentemente, os resultados.

Sua empresa tem enfrentado dificuldades para otimizar a comunicação interna? Quais são os maiores desafios que se têm apresentado no processo? Como eles têm sido superados? Vamos começar uma conversa aqui nos comentários para compartilhar as experiências!

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