11 etapas para gerenciar um contrato

Escritórios de advocacia e departamentos de empresas, como o jurídico e o de compras, precisam garantir uma gestão de contrato de excelência. Afinal, essas são áreas que lidam constantemente com peças e documentos jurídicos.

Uma gestão contratual eficiente melhora a produtividade das equipes – inclusive de outros setores –, facilita o trabalho dos gestores e traz melhores resultados para a empresa. Para isso, é preciso compreender todo o ciclo de vida dos contratos, tendo a devida atenção em cada fase.

Quer entender quais são essas etapas e melhorar a gestão de contratos na sua empresa? Então, continue a leitura!

11 dicas para melhorar a gestão de contratos

1. Preparação inicial

Na preparação do contrato, deve-se identificar todo tipo de informações necessárias, como expectativas, necessidades e objetivos das partes. Também é importante prever possíveis ocorrências de risco no futuro, para que tudo fique estabelecido nos termos contratuais. Assim, é possível proteger as partes e minimizar os riscos.

2. Elaboração da redação

Feito isso, é hora de elaborar a redação do contrato e de seus termos e condições. Pode ser uma minuta ou um documento pré formatado. É importante redigir cuidadosamente as cláusulas, para passar o máximo de clareza e amparar juridicamente todas as partes envolvidas.

3. Negociação entre as partes

A terceira etapa da gestão de contrato é a negociação. Com a primeira versão do documento pronto, as partes devem ler atentamente as cláusulas e avaliar se tudo está de acordo com as expectativas de todos.

É nesta fase que as partes devem fazer a revisão do contrato, realizando as alterações necessárias. É fundamental que os envolvidos consigam visualizar todas as versões do documento. Caso a edição seja feita de modo colaborativo e em tempo real, terá mais chances da negociação ser prática e rápida.

 

4. Aprovação do contrato

Finalizada a negociação e com a aceitação das partes, vem a etapa da aprovação do contrato. Aqui, é recomendável que os departamentos jurídicos tenham um programa de compliance na gestão de contratos. Nele deve constar, por exemplo, a política de compras, a política de contratação, o SLA (Acordo de Nível de Serviço) e outras condições.

Assim, é mais fácil garantir, antes de firmar o acordo, que todos os requisitos sejam atendidos no documento. Isso proporciona mais transparência a outra parte e segurança jurídica aos envolvidos.

5. Assinatura das partes

Uma vez aprovado, o contrato deve ser assinado. Nesta etapa da gestão de contrato, vale mencionar a importância das assinaturas digitais ou eletrônicas, que são seguras e têm validade jurídica.

Caso as partes envolvidas sejam de cidades ou países diferentes, o acordo pode ser feito normalmente por meio digital.

6. Execução do contrato

Esta é a etapa de executar as atividades necessárias para que seja colocado em prática o acordado no contrato. Isso inclui, por exemplo, pagamentos, vistorias, entrega do objeto do contrato etc. Todas as obrigações devem ser executadas conforme pré-estabelecido entre as partes.

7. Aditivos contratuais

Algumas mudanças podem ser necessárias durante a vigência do contrato. Nesta etapa, devem ser feitos os aditivos contratuais. É importante que todo acréscimo, correção ou esclarecimento de cláusulas seja feito por escrito e anexado ao contrato original.

8. Armazenamento e organização

Na gestão de contrato, é essencial considerar o armazenamento dos documentos, garantindo uma boa organização e o correto arquivamento. Além de ser facilmente acessado, o contrato deve ser mantido em segurança. 

Para isso, uma boa solução é o armazenamento em nuvem, que além de oferecer mais praticidade é muito mais seguro, eliminando todo o risco de perda de danos por fatores ambientais ou estruturais. 

9. Cumprimento do contrato

Depois de assinado e guardado, o contrato se mantém ativo. É nesse momento que as empresas devem tomar todo o cuidado para assegurar que o contrato seja estritamente seguido. Não cumprir os deveres e as obrigações pode acarretar multas e prejuízos, além de quebra de confiança entre as partes.

10. Gerenciamento do contrato

Para o máximo desempenho do acordo, é aqui que entra a gestão do contrato propriamente dita. O controle de prazos, por exemplo, é crucial para que seja feita a renovação ou o encerramento do contrato.

Do contrário, a perda de prazos pode acarretar multas, gastos e pagamentos extras.

11. Encerramento

Por fim, não havendo vontade de renovação, o ciclo de vida do contrato se encerra. Depois de verificar se o acordo foi cumprido e deixar tudo documentado, o contrato termina quando a data de vigência expira. Em alguns casos é preciso ainda mantê-lo armazenado na empresa por alguns anos, como no caso dos trabalhistas.

Como você percebeu, cada uma das etapas da gestão de contrato tem sua importância. Segui-las com os devidos cuidados melhora o fluxo e evita problemas durante o processo.

Contudo, sabemos como é complexo e trabalhoso manter esse longo fluxo, não é mesmo? Uma boa solução é a automatização da gestão de contratos.

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